Cara Tingkatkan Closing Penjualan dengan Sales Quotation

Dalam proses penjualan business-to-business (B2B) maupun business-to-consumer (B2C), sales quotation menjadi salah satu dokumen penting yang menentukan kesan pertama terhadap calon pelanggan. Meskipun terlihat sederhana, sales quotation yang kurang lengkap atau tidak akurat dapat menimbulkan kesalahpahaman, memperlambat proses negosiasi, bahkan menyebabkan pelanggan beralih ke kompetitor.

Oleh karena itu, setiap perusahaan perlu memastikan bahwa sales quotation disusun secara profesional, informatif, dan mudah dipahami. Terlebih jika bisnis Anda memiliki banyak pelanggan, produk, maupun variasi harga, penggunaan sistem digital akan membantu mengurangi risiko kesalahan sekaligus mempercepat proses pembuatan sales quotation.

Lalu, hal-hal apa saja yang perlu diperhatikan sebelum perusahaan mengirim sales quotation kepada pelanggan?

Apa Itu Sales Quotation?

Sebelum membahas apa saja hal yang perlu diperhatikan, ada baiknya kita pahami terlebih dahulu apa itu sales quotation dan mengapa dokumen ini sangat penting. Sales quotation adalah dokumen resmi yang berisi rincian penawaran produk atau layanan kepada calon pelanggan. Dokumen ini biasanya memuat informasi mengenai harga, spesifikasi produk, jumlah barang, syarat pembayaran, masa berlaku penawaran, hingga ketentuan pengiriman.

Sales quotation menjadi dasar bagi pelanggan untuk menentukan atau mempertimbangkan apakah penawaran tersebut sesuai dengan kebutuhan dan anggaran mereka. Selain menjadi alat untuk penawaran harga, quotation juga membantu membangun kepercayaan karena menunjukkan bahwa perusahaan memiliki proses penjualan yang profesional dan transparan.

Mengapa Sales Quotation Menjadi Sangat Penting?

Sebelum pelanggan mengambil keputusan pembelian, mereka ingin mengetahui secara jelas apa yang akan diterima.

Sales quotation membantu perusahaan untuk:

• Memberikan informasi harga yang transparan.

• Mengurangi potensi miskomunikasi.

• Menjadi dasar dalam negosiasi.

• Mempercepat proses persetujuan pembelian.

• Menjadi referensi ketika quotation berubah menjadi sales order.

Semakin jelas informasi yang diberikan, semakin besar peluang pelanggan untuk melanjutkan proses pembelian.

Hal yang Perlu Diperhatikan Sebelum Mengirim Sales Quotation

1. Pastikan Data Pelanggan Sudah Benar

Kesalahan nama perusahaan, alamat, maupun kontak pelanggan dapat memberikan kesan kurang profesional. Oleh karena itu, periksa kembali informasi penting seperti:

• Nama perusahaan

• Person in Charge (PIC)

• Email

• Nomor telepon

• Alamat pengiriman

Validasi sederhana ini dapat meningkatkan kredibilitas perusahaan.

2. Cantumkan Detail Produk Secara Lengkap

Untuk meningkatkan potensi penjualan, perusahaan harus memberikan penawaran produk secara detail, tidak hanya menuliskan nama produk dan harga saja. Lengkapi juga informasi detail seperti:

• Kode produk

• Deskripsi produk

• Spesifikasi

• Jumlah (quantity)

• Satuan

• Harga per unit

Semakin detail informasi yang diberikan, semakin kecil kemungkinan pelanggan salah memahami isi penawaran.

3. Periksa Perhitungan Harga

Kesalahan perhitungan harga merupakan salah satu penyebab paling umum terjadinya revisi quotation. Oleh karena itu, pastikan seluruh komponen telah dihitung dengan benar, seperti:

• Harga satuan

• Diskon

• Pajak

• Ongkos kirim

• Total pembayaran

Dengan langkah sederhana ini, persentase kesalahan hitung harga akan menjadi jauh lebih kecil.

Baca Juga: 7 Strategi Penetapan Harga Produk

4. Tentukan Masa Berlaku Penawaran

Karena harga produk cenderung fluktuatif, perusahaan harus menentukan masa berlaku penawaran. Oleh karena itu, setiap sales quotation sebaiknya memiliki tanggal kedaluwarsa, misalnya:

• Penawaran berlaku selama 7 hari.

• Penawaran berlaku selama 14 hari.

• Penawaran berlaku selama 30 hari atau 1 bulan.

Informasi ini membantu menghindari perbedaan harga ketika pelanggan baru memberikan keputusan beberapa minggu kemudian.

5. Berikan Detail Syarat Pembayaran

Untuk memudahkan dalam negosiasi, cantumkan metode dan syarat pembayaran secara jelas, seperti:

• Uang muka (DP) 30%

• Pelunasan sebelum pengiriman

• Termin pembayaran (terms of payment)

• Transfer bank

• Kredit

Kejelasan pembayaran akan mempermudah proses transaksi berikutnya.

6. Berikan Estimasi Pengiriman yang Transparan

Sebelum pelanggan memutuskan pembelian, mereka biasanya ingin mengetahui kapan barang akan diterima. Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya mencantumkan estimasi pengiriman yang detail, seperti:

• Proses produksi 14 hari

• Waktu pengiriman 3–5 hari kerja

Hal ini mempermudah pelanggan dalam melakukan perencanaan pembelian sesuai dengan kebutuhan bisnis mereka.

Tantangan Membuat Sales Quotation Secara Manual

Seiring berkembangnya bisnis dan bertambahnya jumlah pelanggan, pembuatan quotation secara manual menjadi semakin sulit untuk dikelola. Beberapa tantangan yang sering terjadi jika masih mengandalkan sistem manual adalah:

• Harga tidak sinkron.

• Salah memasukkan produk.

• Kesalahan perhitungan diskon.

• Sulit melacak history quotation.

• Revisi dokumen yang membingungkan.

• Proses approval membutuhkan waktu lama.

• Tim sales membuat format quotation secara manual.

Jika terus dibiarkan, akibatnya proses penjualan menjadi lebih lambat dan peluang closing dapat menurun.

Solusi Mengelola Sales Quotation Lebih Cepat

Untuk membantu tim sales bekerja lebih efisien, perusahaan dapat menggunakan sistem ERP yang mampu mengelola proses penawaran secara terintegrasi.

Melalui Turboly ERP, pembuatan sales quotation menjadi lebih cepat karena seluruh data pelanggan, daftar harga, stok, hingga informasi produk tersimpan dalam satu sistem yang saling terhubung.

Beberapa keuntungan jika menggunakan sistem Turboly, antara lain:

• Membuat sales quotation dalam hitungan menit.

• Mengambil data produk secara otomatis.

• Perhitungan harga dan pajak yang lebih akurat.

• History quotation tersimpan rapi dan aman.

• Proses approval lebih cepat dan mudah dipantau.

• Terintegrasi dengan modul CRM, inventory, purchasing, finance, dan accounting.

Dengan memanfaatkan Turboly ERP, perusahaan dapat membuat, mengelola, dan melacak sales quotation secara lebih efisien, akurat, dan terintegrasi dengan seluruh proses bisnis. Hasilnya, proses penjualan menjadi lebih cepat, risiko salah input data berkurang, dan peluang closing pun meningkat.

Dapatkan demo gratis dari layanan kami dengan mengisi form di laman berikut: Daftar Demo Turboly

Turboly, Accelerate Your Business!