Tips Memilih Supplier Yang Tepat
Memilih supplier bukan hanya berdasarkan penawaran harga termurah saja, terkadang Anda harus menimbang dari aspek karakter supplier itu sendiri. Berbicara tentang teknik pemilihan, sangat erat kaitannya dengan bagaimana cara pendekatan kita kepada masing-masing supplier. Ada beberapa pendekatan yang perlu kita sesuaikan mulai dari SOP hingga komunikasi
Manfaatkan Teknologi Dengan Tepat
Seringkali karena kita terdorong ingin melakukan penerapan teknologi yang modern, kita seakan-akan “memaksakan” kehendak agar supplier menuruti cara tersebut tanpa menimbang apakah adaptasi teknologi yang bersangkutan cukup mudah untuk diterapkan atau tidak. Apabila teknologi tersebut kurang tepat dan tidak efisien (contohnya undangan kegiatan hanya bisa diakses via portal perusahaan), tentunya akan memupuk suatu paradigma negatif tentang perusahaan Anda dan kontribusi supplier tidak dapat dimaksimalkan. Selalu imbangi dengan pendekatan manusiawi juga dengan berkomunikasi langsung via telepon ataupun email. Lain halnya apabila Anda menggunakan platform yang memang sudah ramah terhadap supplier misalnya marketplace bisnis/ bisnis direktori, yang telah menggabungkan semua katalog dari supplier-supplier terpercaya sehingga Anda dapat dengan mudah memantau transaksi dari portal yang sama dengan yang diakses oleh supplier tanpa kendala.
Menjadi Pembeli Yang Baik Ini adalah cara bagaimana membuat image kita dimata supplier memperoleh prioritas di benak supplier dengan berperilaku selayaknya klien yang paling diidam-idamkan, contohnya komunikasi yang jelas. Tanyakan kepada para supplier bagaimana biasanya karakter klien yang ingin mereka hindari (dan apa penyebab utamanya) hingga apa kriteria klien yang paling diimpikan. Dengan menjadi prioritas tanpa paksaan maka dapat dipastikan kunci keberhasilan Anda dalam merencanakan pengadaan barang/jasa ke depannya akan berjalan dengan lancar.
Cari Informasi Secara Detail
Mungkin Anda sering meminta informasi/Sales Quotation yang diharapkan dapat menjadi poin pertimbangan pada saat memilih supplier ataupun barang dan jasa. Tahukah Anda bahwa Sales Quotation ini biasanya akan berujung pada informasi-informasi general yang sebenarnya hanya mencakup sebagian kecil dari apa yang ingin Anda tahu. Perlu adanya pengecekan lebih lanjut pada beberapa supplier sekaligus dan juga dari sisi user di perusahaan Anda terkait pengadaan barang dan jasa yang dicari.
Beri Penjelasan Sedetil Mungkin
Kelanjutan dari langkah sebelumnya, selalu pastikan Anda mengkomunikasikan informasi sedetil mungkin yang dapat Anda bagikan kepada para supplier agar mereka mengerti kebutuhan perusahaan Anda dan dapat meramu proposal yang tepat sasaran. Apabila masih dalam tahap tender (belum ada keputusan pemilihan supplier yang mana), Anda bisa membagikan informasi sedetil mungkin setelah adanya kesepakatan Non Disclosure Agreement agar dapat menjaga kerahasiaan informasi yang dibagikan.
Memahami Batasan
Sebagai langkah penutup, Anda harus selalu sadar bahwa terlalu banyak detil/pertanyaan dapat pula membingungkan para supplier yang akhirnya akan membuat mereka menolak permintaan Anda. Khususnya terkait dokumen, penting untuk langsung memberitahu apa yang mereka perlu sediakan tanpa bertele-tele yang pastinya akan menghabiskan waktu kedua belah pihak.
Manfaatkan Software ERP untuk mendokumentasikan seluruh profile supplier Anda. Tentunya hal ini dapat membantu Anda untuk membuat keputusan efektif dalam jangka waktu panjang untuk karyawan dan perusahaan Anda.