Tips Untuk Menjaga Sistem ERP
Bagi setiap perusahaan yang menggunakan Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) sangatlah penting untuk memastikan bahwa proses internal pada perusahaan dapat berjalan sesuai standar agar dapat meningkatkan produktifitas dan proses kerja yang lebih baik.
Layaknya sebuah sistem lainnya, Sistem ERP juga perlu untuk di-maintain secara teratur baik oleh vendor atau oleh penggunanya. Sayangnya, banyak perusahaan yang tidak menyadari bahwa program maintenance Sistem ERP dari sisi mereka. Semua beranggapan bahwa maintenance system hanya dilakukan oleh vendor Sistem ERP itu sendiri. Hal ini karena banyak yang tidak mengetahui bahwa ancaman Sistem ERP juga dapat berasal dari internal perusahaan seperti contohnya kurangnya pengetahuan, kurangnya tingkat keamanan internal,dan kompleksitas dari sistem itu sendiri. Berikut beberapa tips yang dapat dilakukan untuk melakukan maintenance sistem secara internal :
Hindari Penggunaan Perangkat Pribadi
Meskipun menghemat biaya, membiarkan karyawan menggunakan perangkat pribadi ketika bekerja selalu mengandung resiko tersendiri. Perlu dipahami, dalam Sistem ERP tersimpan data perusahaan yang sangat penting dan rahasia. Informasi data tersebut cukup sensitif jika tersebar ke pihak luar apalagi ke kompetitor, ya hal ini memang tergantung pada integritas individu karyawan namun ada baiknya jika memungkinkan, batasi penggunaan perangkat pribadi untuk bekerja. Jika keadaan tidak memungkinkan, maka harus ada kebijakan yang jelas untuk bagaimana mencegah kebocoran data.
Mempekerjakan Ahli
Akan cukup menyenangkan jika memiliki karyawan yang cukup ahli di bidangnya. Selain itu, dengan memiliki karyawan yang ahli secara tidak langsung akan membuat “keamanan” yang lebih baik. Keamanan disini lebih ke kebenaran informasi yang dihasilkan sehingga data perusahaan “aman” untuk dipertanggungjawabkan. Tidak ada salahnya membayar lebih kepada seseorang yang ahli namun hasilnya akan sangat berguna bagi perusahaan.
Pemisahan Fungsi
Memiliki karyawan yang multi-tasking sepertinya bagus, namun selalu ada celah jika tidak terkontrol dengan baik. Maka itu perlu adanya pemisahan fungsi untuk setiap karyawan. Tugas harus dapat dibagi sehingga karyawan dapat memantau dan mengendalikan sistem operasi dengan baik dan efisien. Hal ini memungkinkan mereka untuk melihat dan mengantisipasi berbagai ancaman atau kemungkinan “fraud”.
Pelatihan Pengguna
Karyawan sebagau pengguna sistem wajib memiliki update informasi mengenai fitur baru yang diberikan oleh Sistem ERP. Biasanya vendor Sistem ERP akan secara reguler melakukan pembaruan fitur yang pasti akan bermanfaat bagi penggunanya. Jangan ragu untuk menginvestasikan waktu karyawan untuk sekedar training mengenai fitur-fitur baru yang dimiliki Sistem ERP. Selain itu, mereka juga harus diberitahu tentang pentingnya informasi organisasi dan bagaimana cara menggunakan, memelihara dan menjaga informasi tersebut.