Mengapa Kas Kecil Penting untuk Toko
Kas kecil atau Petty Cash adalah sejumlah uang yang dialokasikan oleh perusahaan dan digunakan untuk pembayaran sejumlah pengeluaran kecil. Penggunaan Petty Cash dibatasi tiap periode pembukuannya. Petty Cash digunakan untuk pembiayaan operasional Toko yang nilainya kecil dan biasanya rutin misalnya pembelian ATK kantor seperti tinta printer, kertas untuk print dokumen kantor, penggantian biaya kirim atau bahan bakar kendaraan operasional kantor dan lain-lain.
Petty cash dengan metode fund imprest, di mana ada sejumlah uang awal yang diberikan sifatnya tetap, setiap ada penggunaan petty cash akan diganti oleh kantor pusat agar saldonya tetap sama dengan saldo awal.
Setiap pembelian dengan menggunakan kas kecil harus didokumentasikan dengan cara yang sama seperti pendapatan dan pengeluaran toko lainnya. Menggunakan catatan kas kecil atau slip kas kecil akan membantu menangkap pengeluaran ini sehingga dapat digunakan untuk mengimbangi pendapatan untuk keperluan toko.
Meskipun nilainya kecil, namun petty cash cukup rawan akan penyimpangan, maka dari itu kantor pusat biasanya tetap melakukan audit atau opname kas kecil untuk memeriksa transaksi kas kecil tersebut.
Dalam mempersiapkan kas kecil, mulailah dengan memutuskan berapa banyak uang yang perlukan setiap hari atau setiap bulan. Untuk menentukan jumlah maksimum kas kecil, buat catatan tentang pengeluaran selama periode waktu tertentu, menggunakan jumlah rata-rata untuk setiap minggu, misalnya. Anda juga akan membutuhkan catatan tersebut untuk keperluan perpajakan.
Sebelum Anda mulai menggunakan petty cash, tambahkan bagian kebijakan kas kecil ke dalam panduan kebijakan dan prosedur karyawan di toko. Sertakan item ini dalam kebijakan :
- Jenis pembelian apa yang boleh menggunakan kas kecil
- Berapa minimum (kapan uang harus ditambahkan?)
- Siapa yang bertanggung jawab atas pencatatan transaksi?
- Di mana uang kecil itu disimpan?
- Bagaimana transaksi kas kecil dicatat?
- Siapa yang bertanggung jawab untuk menambahkan catatan kas kecil ke sistem akuntansi?
Baca Juga : BIAYA DAN BEBAN ITU BERBEDA