Strategi Mengelola Petty Cash

Meskipun penting namun kas kecil tetap menjadi area keuangan perusahaan yang mendapat sedikit perhatian. Dan inilah yang membuatnya seperti potensi risiko. Manajemen kas kecil yang tidak memadai dapat membuat bisnis sangat rentan terhadap risiko fraud di tempat kerja dan pelanggaran kepatuhan. Berikut ringkasannya:

Istilah ‘kas kecil’ mengacu pada dana uang yang dialokasikan untuk menutupi pengeluaran kantor sehari-hari yang kecil. Contoh tipikal adalah untuk menutupi seorang karyawan yang membeli beberapa botol air untuk rapat atau yang membayar ongkor kirim terkait pekerjaan.

Dana kas kecil biasanya dialokasikan ke kantor atau departemen tertentu, jadi mungkin ada sejumlah dana ini yang beroperasi dalam bisnis. Tujuan umumnya adalah agar mereka beroperasi secara independen, dengan pengawasan minimal yang diperlukan.

Pendekatan akuntansi yang paling umum digunakan untuk mengelola kas kecil adalah sistem ‘imprest’. Ini melibatkan seorang karyawan yang diberi peran ‘penjaga’ dan bertanggung jawab untuk mengelola kas kecil.

Daftar pengeluaran kas kecil

Catatan disimpan setiap kali uang diambil dari dana kas kecil dengan tanda terima yang digunakan sebagai bukti pembelian. Daftar pengeluaran kas kecil biasanya akan dicatat dalam spreadsheet Excel atau pada perusahaan yang lebih mapan akan dicatat dalam Sistem Akuntansi.

Ketika jumlah kas kecil turun di bawah level tertentu, kantor cabang/ departemen dapat meminta kantor pusat untuk kas kecil untuk diisi ulang. Ketika kas kecil ditambahkan, kantor pusat akan melakukan opname cash untuk ‘menyeimbangkan pembukuan’, memastikan jumlah yang telah dikeluarkan, cocok dengan kas kecil yang tersisa.

Cash on Hand

Kas kecil kadang-kadang disebut juga dengan istilah ‘cash on hand’. ‘cash on hand’ biasanya mengacu pada jumlah total uang tunai yang dapat digunakan untuk kas kecil. Jadi sementara kas kecil dapat dimasukkan dalam hal ini, itu mencakup berbagai keuangan yang jauh lebih luas.

Apa saja tantangan pengelolaan kas kecil?

Secara teori, kas kecil seharusnya menjadi cara sederhana untuk mengelola pengeluaran kantor sehari-hari yang relatif sepele. Pada kenyataannya, ini adalah area di mana banyak tim keuangan mengalami kendala. Berikut adalah beberapa alasan utama mengapa:

• Kurang perhatian. Bagian dari masalah adalah nama. Definisi ‘kecil’ adalah sesuatu yang dianggap ‘kurang penting’ dan ini sering tercermin dalam jumlah fokus yang diterimanya dalam bisnis.
• Rekening kas kecil sering dibiarkan beroperasi dengan pengawasan eksternal yang minimal. Kurangnya pengawasan yang membuat kas kecil sangat rentan terhadap kesalahan dan penipuan.
• Kurangnya pemeriksaan dan keseimbangan yang efektif berarti bahwa kegiatan penipuan dapat tetap tidak ditemukan untuk waktu yang lama. Bahkan kerugian terkecil dapat menjadi pengurasan keuangan bisnis yang signifikan dari waktu ke waktu.

Bagaimana cara meningkatkan manajemen kas kecil?

Cara paling efektif untuk meningkatkan pengelolaan kas kecil adalah dengan beralih ke era digital. Tidak perlu lagi bergantung pada catatan manual namun sudah diotomatisasi dengan menggunakan sistem Akuntansi. Selain itu juga ada yang mengganti kas tunai dengan non tunai, misalnya kartu debit atau e-wallet. Dengan teknologi ini nilai positifnya adalah bahwa rekonsiliasi dan pencatatan sangat mudah. Selain itu, wajib secara teratur, transaksi kas kecil dan jumlah uang tunai di dalam perlu direkonsiliasi atau istilah umumnya cash opname.