Cara Terbaik Manajemen Inventory dan Stok untuk Bengkel Mobil
Cara Menggunakan Manajemen Inventaris dan Stok dengan Benar untuk Meminimalkan Kesalahan
Saat tim mekanik perlu mengganti suku cadang selama perbaikan, penting untuk mempertimbangkan suku cadang apa yang dimiliki dibandingkan dengan suku cadang yang perlu di-order. Jika tidak, ada risiko kelebihan stok dan menghamburkan uang untuk membeli terlalu banyak jenis suku cadang tertentu, atau kekurangan stok dan membuat pelanggan menunggu sementara tidak semua supplier memiliki pengiriman suku cadang yang cepat.
Dengan memiliki stok inventory suku cadang yang tepat dan proses manajemen stok yang baik, akan dapat mempermudah service advisor dan mekanik. Berikut adalah beberapa cara terbaik untuk manajemen inventory dan stok di bengkel mobil modern.
Apa yang Dianggap sebagai inventory? Apa yang Dianggap sebagai Stok?
Pertama, penyegaran singkat tentang perbedaan antara inventory dan stok. “inventory” mencakup suku cadang yang dibeli dan langsung dijual kepada pelanggan dan suku cadang yang digunakan bengkel untuk melakukan perbaikan. Di sisi lain, “stok” hanya mencakup suku cadang dibeli, disimpan yang bisa dijual kepada pelanggan selama pekerjaan perbaikan dilakukan.
Terlepas dari apakah suku cadang termasuk dalam inventory atau stok, sangat penting untuk memberi label pada setiap transaksi suku cadang untuk mengurangi risiko kesalahan pencatatan akuntansi, ketidakkonsistenan penagihan, dan banyak lagi. Kesalahan ini dapat dihindari dengan membuat manajemen suku cadang dan proses rekonsiliasi yang efisien.
Lakukan Penyesuaian yang Diperlukan pada Sistem Penyortiran Suku Cadang
Mungkin terlihat wajar jika melabeli semua suku cadang di bengkel, bahkan yang dibeli beberapa kali dalam sebulan, sebagai inventory. Namun, meskipun proses ini tampak efisien, hal ini menimbulkan dua masalah.
Pertama, tidak akan bisa mendapatkan gambaran yang jelas tentang informasi di bengkel. Contoh : bengkel membeli busi dan menjualnya kepada pelanggan lebih dari 30 kali dalam sebulan. Jika menghitungnya sebagai inventory, maka tidak akan memiliki gambaran yang jelas tentang berapa banyak busi yang dibeli dalam sebulan. Kedua, dapat menambah lapisan kerumitan lain ke daftar inventory. Jika membeli busi, mencatatnya sebagai inventary, kemudian menjualnya kepada pelanggan dan langsung memasangnya, maka harus mencatat semua langkah tersebut. Hal ini dapat dengan cepat menyebabkan kebingungan.
Jika menghitung busi sebagai bagian dari stok, maka akan memiliki pandangan yang lebih jelas tentang informasi data dan akan lebih mampu melacak apakah memiliki cukup suku cadang yang penting dan sering digunakan ini.
Cara terbaik untuk menentukan kapan Anda harus menghitung suku cadang sebagai stok dan bukan sebagai inventaris adalah dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan dasar berikut:
Apa manfaat bisnis dari suku cadang ini?
Seberapa sering bengkel memesan suku cadang ini?
Apakah suku cadang ini dijual kepada pelanggan?
Seberapa sering bengkel menjualnya?
Jawaban dari setiap pertanyaan ini akan membawa pada sebuah jawaban. Sebagai contoh, fungsi bisnis ban adalah untuk digunakan pada kendaraan pelanggan (artinya, menjualnya kepada pelanggan). Jika bengkel memesan merek dan ukuran ban tertentu rata-rata 40 kali per bulan dan menjualnya rata-rata 38 kali per bulan, maka harus mengkategorikannya sebagai stok.
Memelihara dan Melacak Tingkat Stok Secara Akurat
Memesan terlalu banyak suku cadang dapat mengurangi margin keuntungan bengkel, tetapi memesan terlalu sedikit suku cadang dapat membuat hambatan dalam proses perbaikan.
Seberapa banyak suku cadang yang harus dipesan, dan seberapa sering melakukan pemesanan, tergantung pada kondisi di bengkel. Misalnya, katakanlah menentukan bahwa bengkel perlu menjual suku cadang kepada pelanggan rata-rata sepuluh kali per bulan, dan beberapa toko suku cadang mobil terdekat cenderung menyimpan suku cadang tersebut. Dalam hal ini, dapat mengadopsi pendekatan “tepat waktu” terhadap suku cadang tersebut, membelinya sedekat mungkin dengan waktu yang perlukan.
Program bengkel Turboly menjadi solusi bisnis bengkel otomotif, manajemen persediaan, keuangan dan akuntansi cukup fleksibel yang dirancang khusus untuk industri kendaraan bermotor dan penjualan suku cadang untuk semua jenis bengkel otomotif.
Baca Juga : Penyebab Terjadinya Kehabisan Stok Pada Bisnis Ritel