Mengenal Istilah Faktur dan Surat Jalan dalam Bisnis Distributor

Software Distributor Berbasis Cloud

Peran Vital Faktur dan Surat Jalan dalam Bisnis Distributor

Dalam mengelola industri distributor ada dua dokumen yang sering digunakan yaitu surat jalan dan faktur. Sayangnya, masih banyak staf yang belum sepenuhnya memahami perbedaan, fungsi dan hubungan kedua dokumen ini. Faktanya kedua dokumen itu memiliki peran vital untuk memastikan kelancaran dalam proses distribusi, mulai dari pengiriman hingga pencatatan transaksi.

Padahal, pemahaman yang tepat terhadap faktur dan surat jalan tidak hanya menghindari kesalahan administratif, tetapi juga menjaga kredibilitas dimata pelanggan. Oleh karena itu kali ini kita akan membahas secara tuntas apa itu faktur dan surat jalan, bagaimana keduanya digunakan dalam bisnis distributor, serta bagaimana aplikasi distributor dapat mengelolanya dengan lebih efisien.

Apa itu Faktur?

Faktur atau yang sering disebut invoice adalah dokumen resmi yang berfungsi sebagai bukti penjualan atau transaksi antara penjual dan pembeli. Dalam lingkup bisnis distributor, faktur akan diterbitkan oleh distributor kepada mitra atau pelanggan setelah pengiriman barang dilakukan atau saat transaksi disepakati kedua belah pihak.

Isi dalam faktur biasanya mencakup informasi penting seperti:

• Nomor dan tanggal penerbitan faktur
• Nama dan alamat distributor serta penerima (pelanggan)
• Deskripsi barang atau jasa yang dijual
• Jumlah unit dan harga per unit
• Total harga, termasuk pajak dan potongan harga ( jika ada diskon yang disepakati)

Dokumen ini selain menjadi bukti transaksi, juga memiliki fungsi akuntansi dan hukum. Karena faktur digunakan untuk pencatatan keuangan, laporan pajak dan dasar penagihan kepada mitra atau pelanggan. Karena itu, akurasi data dalam faktur sangat krusial untuk menjaga kepercayaan dan menghindari masalah audit di kemudian hari.

Mengenal Surat Jalan dan Fungsinya

Berbeda dengan faktur, surat jalan adalah dokumen yang menyertai dalam proses pengiriman dari gudang ke pelanggan. Dokumen ini akan menjadi bukti bahwa barang yang dikirim dalam keadaan baik dan sesuai pesanan saat diserahkan kepada pihak penerima (pelanggan).

Secara umum biasanya surat jalan berisi:

• Nomor surat jalan dan tanggal pengiriman
• Nama pengirim dan penerima barang
• Daftar barang yang dikirim, termasuk jumlah dan kode barang (SKU)
• Tanda tangan pengirim dan penerima barang

Dalam prakteknya, surat jalan akan dibuat sebelum pengiriman dilakukan. Setelah barang dikirim dan di periksa oleh pelanggan kemudian surat jalan di tanda tangani, salinan dokumen biasanya akan dikembalikan ke distributor sebah bukti serah terima barang. Dapat diartikan bahwa surat jalan memiliki peran vital dalam transparansi dan akuntabilitas dalam rantai distribusi. Dokumen ini juga sebagai dasar staf administrasi untuk membuat faktur penjualan.

Baca Juga : Software Distribusi Terbaik 2024 untuk Perusahaan Distributor Indonesia

Kesimpulan

Baik faktur maupun surat jalan memiliki peran penting dalam memastikan setiap transaksi dan pengiriman barang di bisnis distributor berjalan dengan lancar dan transparan. Pemahaman yang baik terhadap kedua dokumen ini membantu mencegah kesalahan pencatatan, mempercepat proses administrasi, serta menjaga kepercayaan pelanggan. Namun, pengelolaan manual masih berisiko tinggi terhadap kehilangan data dan kesalahan input. Disinilah Turboly hadir sebagai solusi. Aplikasi distributor berbasis cloud, Turboly membantu distributor mengelola faktur dan surat jalan secara otomatis, akurat, dan terintegrasi sehingga seluruh proses bisnis berjalan lebih efisien dan profesional. Jadwalkan demo sekarang, waktunya tingkatkan efisiensi bisnis distributor Anda dengan Turboly.