Peran Sistem Pembelian dalam Manajemen Ritel Modern

Sistem Pembelian dan Manajemen Supplier

Membedah Fungsi Purchase Request dan Purchase Order dalam Bisnis Ritel

Dalam operasional bisnis retail, proses pembelian produk/barang tidak bisa diabaikan. Karena setiap pembelian berdampak langsung pada efisiensi biaya, kelancaran operasional dan akurasi stok. Karena itulah perusahaan membutuhkan alur yang jelas, terkontrol, serta bisa dipertanggungjawabkan.

Di sinilah peran penting sistem pembelian dalam pembuatan Purchase Requisition (PR) dan Purchase Order (PO) dalam bisnis ritel. Karna dua dokumen ini merupakan fondasi utama agar proses pengadaan berjalan optimal, transparan, dan bebas dari pemborosan.

PR dan PO memiliki fungsi yang sangat berbeda dan digunakan pada tahap yang berbeda. Memahami keduanya bukan hanya berfungsi sebagai dokumen cetak, tetapi juga membantu bisnis mengurangi resiko kesalahan, mempercepat proses, dan menjaga setiap pembelian tetap sesuai dengan kebutuhan.

##Apa Itu Purchase Requisition (PR)?

Purchase requisition (PR) adalah dokumen yang dibuat oleh divisi yang membutuhkan barang. PR berfungsi sebagai permintaan resmi sebelum pembelian dilakukan.

Adapun fungsi PR secara umum adalah:

• Memulai proses pembelian : Menjadi langkah awal dan dasar resmi sebelum tim purchasing melakukan pemesanan.
• Kontrol permintaan internal : Semua kebutuhan barang dan jasa terdokumentasi, sehingga menghindari pembelian tanpa izin atau berlebih.
• Verifikasi kebutuhan barang : PR memastikan barang yang diminta memang diperlukan sesuai kebutuhan operasional.
• Standarisasi alur pembelian : Membuat proses permintaan pembelian lebih terstruktur dan mudah ditelusuri.
• Menjaga anggaran : Permintaan melalui PR dapat dicek apakah sesuai budget, sehingga memudahkan approval dan alokasi anggaran.

Manfaat Purchase Requisition

• Transparansi dan akuntabilitas : Setiap permintaan memiliki jejak persetujuan yang jelas siapa yang meminta, kapan, dan untuk apa.
• Mengurangi kesalahan pembelian : Spesifikasi barang tertulis dengan detail, sehingga supplier memberikan barang yang tepat.
• Efisiensi proses pembelian : Dengan PR, proses pembelian lebih cepat, rapi, dan dapat dipantau statusnya.
• Mempermudah audit : Dokumen PR menjadi bukti sah permintaan pembelian ketika dilakukan audit internal atau eksternal.

Apa Itu Purchase Order (PO)?

Secara sederhana, jika PR sudah mendapat persetujuan, maka tim procurement (pengadaan) kemudian akan membuat purchase order sebagai dokumen resmi pemesanan yang akan dikirim ke supplier.

Fungsi purchase order

• Menjadi perjanjian formal antara perusahaan dan supplier.
• Menjadi acuan pengiriman, harga, dan jumlah barang yang akan dikirimkan.
• Menjadi dasar dalam pembuatan invoice dari supplier.
• Memudahkan dalam pengecekan saat barang tiba di warehouse.

Tantangan Mengelola PR dan PO Secara Manual

Banyak pemilik bisnis masih mengandalkan form kertas, spreadsheet, atau chat group untuk membuat PR dan PO. Cara ini memang terlihat sederhana dan praktis, tetapi sebenarnya memiliki banyak resiko seperti:

1. Dokumen Mudah Hilang atau Tidak Terlacak Jika mengandalkan cara tradisional dokumen PR atau PO bisa berantakan, terselip, atau sulit ditemukan saat dibutuhkan untuk audit atau pengecekan.
2. Proses Approval Lambat Jika harus menunggu tanda tangan fisik atau konfirmasi manual, proses pembelian bisa tertunda hingga hari berikutnya yang mungkin akan mengganggu jalannya operasional bisnis.
3. Risiko Salah Input Tinggi Entry ulang dari PR ke PO sering menyebabkan kesalahan jumlah, harga, atau item yang dipesan.
4. Sulit Memantau Status PR & PO Staf tidak bisa melihat status terkini apakah PR sudah disetujui, apakah PO sudah dikirim, atau apakah barang sudah diterima. Tantangan-tantangan inilah yang membuat proses pembelian manual menjadi tidak efisien dan rawan kesalahan. Fungsi Sistem Pembelian untuk Mengelola PR dan PO di Bisnis Retail Sistem manajemen retail terintegrasi seperti Turboly tidak hanya fokus pada penjualan, tetapi juga dilengkapi dengan sistem pembelian yang komprehensif sehingga operasional pembelian menjadi lebih terstruktur. Fungsi PR dalam Sistem Pembelian Membuat PR langsung dari sistem tanpa dokumen terpisah. Approval lebih cepat melalui dashboard atau notifikasi. Memonitor status PR secara real-time. Mengurangi permintaan ganda dan meminimalkan salah input. Fungsi PO dalam Sistem Pembelian Membuat PO otomatis dari PR yang sudah disetujui. Menghubungkan harga, supplier, dan stok dalam satu sistem. Memudahkan pengecekan barang saat penerimaan. Memastikan setiap PO terdokumentasi rapi dan siap audit.

Dengan sistem pembelian yang terintegrasi, PR dan PO tidak lagi menjadi proses yang memakan waktu semuanya dapat dipantau dari satu platform.

Kesimpulan

Dalam bisnis retail, pengelolaan pembelian bukan hanya soal memenuhi kebutuhan stok, tetapi memastikan setiap barang yang masuk benar-benar sesuai permintaan, anggaran, dan perencanaan penjualan. Purchase Requisition (PR) membantu mengontrol permintaan barang dari setiap cabang atau divisi, sementara Purchase Order (PO) menjadi dasar pemesanan resmi ke supplier agar tidak terjadi salah harga, salah jumlah, atau keterlambatan suplai. Jika proses ini masih dilakukan secara manual, risiko seperti salah input, keterlambatan approval, stok tidak sinkron, hingga pembelian yang tidak terencana akan semakin besar dan pada akhirnya berdampak langsung pada margin keuntungan. Dengan menggunakan Turboly, retailer dapat mengelola PR dan PO secara otomatis, terintegrasi, dan real-time. Semua proses pembelian menjadi lebih transparan, stok terkendali, dan perputaran barang jauh lebih efisien. Ingin pembelian retail lebih cepat, akurat, dan terkontrol? Jadwalkan demo Turboly sekarang.