PERLUKAN SEBUAH SISTEM PEMBELIAN BARANG BAGI USAHA RETAIL?
Bisnis retail tidak akan jauh-jauh dari pembelian dan penjualan barang, ini merupakan aktivitas utama dalam bisnis retail. Transaksi pembelian dan penjualan barang diperkirakan terjadi setiap hari, setiap hari ada barang yang dijual dan dibeli. Kedua aktivitas ini serupa namun tidak sama, sehingga dibutuhkan pencatatan yang secara terpisah untuk keduanya.
Sistem penjualan barang layaknya mesin kasir tentu sudah tidak lazim bagi bisnis retail, namun bagaimana dengan sistem untuk pembelian barang itu sediri?
Perlukah? Sistem pembelian barang merupakan aspek penting dalam sebuah bisnis retail, melaluinya akan didapat sejumlah data berkaitan dengan pembelian barang, dan data ini tentunya cukup diperlukan bagi kelancaran bisnis. Saat ini sistem pembelian barang tidak lagi dilakukan secara manual, namun sudah terhubung dengan perangkat komputer.
Sebuah sistem pembelian barang terkomputerisasi tidak hanya mencatat pesanan barang saja, namun juga memiliki beberapa fungsi dasar yang dapat memberikan kemudahan bagi retailer, diantaranya yaitu :
1. Merekam Seluruh Pembelian Barang
Fungsi utama yang diberikan oleh sebuah sistem pembelian barang, ialah perekaman data pembelian barang. Seluruh data pembelian barang terekam secara otomatis, dapat diurut berdsarkan waktu pembelian barang tersebut. Dan data tersebut akan tetap tersimpan dengan baik selama tidak dihapus.
Jumlah pembelian barang untuk usaha retail harus tercatat dengan baik, layaknya penjualan barang. Dengan begitu kedua data ini dapat dibandingkan untuk memeriksa kecocokan jumlah yang sudah terjual dengan.
2. Mengatur Daftar Permintaan Order
Dengan adanya sebuah sistem pembelian barang, dapat memberikan kemudahan retailer untuk mengatur sejumlah produk yang antri untuk dipesan. Sehingga sejumlah produk yang jumlah stoknya sudah mulai menipis dapat dimasukkan kedalam daftar antrian order untuk memudahkan dalam pemesanan nantinya. Dengan adanya daftar antri ini maka retailer akan menimalisir terjadinya kesahalan dalam order.
3. Mengatur Barang Masuk
Sebuah sistem pembelian barang juga dirancang untuk mengatur pesanan, artinya barang yang dipesan dapat dilihat statusnya apakah sudah diterima atau belum. Sehingga tidak ada kebingungan lagi tentang penerimaan barang.
4. Invoice Management
Sistem pembelian barang juga berfungsi sebagai invoice management. Sejumlah faktur pembelian barang dapat dipload ke sistem pembelian barang, dengan begitu jika suatu saat dibutuhkan kembali mudah untuk menemukannya.
5. List Supplier
Supplier pihak dimana retailer mengambil sejumlah barang untuk dijual kembali, informasi mengenai supplier sangat penting. Sistem pembelian barang dasarnya memiliki fungsi untuk menyimpan list sejumlah supplier mengingat aktivitas pembelian barang tentunya berhubungan dengan supplier tersebut. List dari supplier ini bisa dikoneksikan dengan barang yang dipesan.
6. Meramalkan Budget yang diperlukan untuk Waktu Mendatang
Dengan memiliki daftar permintaan order ini dapat membantu retailer dalam memperkirakan berapa budget yang dibutuhkan. Maka daftar permintaan order tersebut dapat disesuaikan dengan budget yang dimiliki oleh retailer, sehingga barang yang diterima pas tidak over budget.
Melihat sejumlah fungsi dasar yang bisa didapat dari sebuah sistem pembelian barang yang terkomputerisasi maka dapat dikatakan bahwa sistem pembelian barang ini cukup diperlukan untuk bisnis retail. Dapat memberikan manfaat bagi retailer dalam mengatur hal-hal yang berhubungan dengan pembelian barang, barang yang akan dibeli jelas tidak ada yang abu-abu, seluruh data mengenai pembelian barangpun dapat diakses kembali dengan mudah karena sistem sudah terkomputerisasi tidak lagi manual.