CARA TERBAIK MENGONTROL KAS KECIL DI TOKO
Ada berbagai macam bentuk pengeluaran dalam sebuah toko, ada pengeluaran skala besar dan ada yang skala kecil.
Perbedaan pengeluaran ini ikut membedakan pula cara pembayarannya, untuk pengeluaran dalam skala besar akan lebih mudah jika dibayarkan dalam bentuk cek.
Nah untuk pengeluaran kecil umumnya setiap toko membayar secara langsung, tidak menggunakan cek. Untuk berbagai macam bentuk pengualaran kecil setiap toko memiliki dana khusus yang disebut dengan Petty Cash atau Kas Kecil, dari kas kecil inilah sejumlah dana untuk pengeluaran kecil diambil.
Pengeluaran dari kas kecil umumnya tidak cocok dibayar dalam bentuk cek, atau pengeluaran bersifat mendadak.
Sekecil apapun pengeluaran dari toko tetap saja harus ada pertanggung jawabannya, termasuk untuk kas kecil ini.
Berikut cara terbaik untuk mengotrol petty cash di toko :
1. Tunjuk Penanggung Jawab atas Kas Kecil
Dana kas kecil tidak lagi dikelola dibagian keuangan, biasanya pimpinan menunjuk seseorang yang dapat dipercaya dan mampu mengelola dana dengan baik sebagai penanggung jawab atas kas kecil tersebut. Orang tersebut dapat saja dari bagian administrasi atau sekretaris dari pimpinan sendiri.
2. Simpan Uang di Dalam Box Terkunci
Pengisian dana untuk kas kecil umumnya memiliki prosedur tertentu, dimana penanggung jawab atas kas kecil mengajukan permohonan dana kepada bagian keuangan. Setelah disetujui oleh pimpinan barulah bagian keuangan dapat mengeluarkan dana untuk kas kecil tersebut. Setelah dana cair untuk kemananan dan kemudahan dana kas kecil dapat disimpan dalam sebuah box terkunci yang aksesnya hanya bagi yang memiliki izin.
2. Ciptakan Peraturan untuk Kas Kecil
Sebagai pimpinan anda berhak membuat sebuat peraturan terkait dana kecil ini, peraturan ini terkait sistem pengeluaran dana kas kecil, bentuk pengeluaran apa saja yang dapat menggunakan dana dari kas kecil. Peraturan yang anda buat ini sebaiknya bersifat mutlak dan harus dipatuhi sebenar-benarnya oleh penanggung jawab kas kecil.
3. Buku Kas Tersedianya sebuah buku kas khusus yang mencatat segala bentuk pemasukan dan pengeluaran dari dana kas kecil tersebut. Pengeluaran harus mampu dibuktikan dengan adanya kuitansi yang telah disetujui oleh pimpinan. Sehingga segala bentuk transaksi telah melalui proses peninjauan oleh pimpinan.
4. Limit Pengeluaran
Sudah dijelaskan diawal bahwa kas kecil diperuntukkan untuk pengeluaran tunai dalam jumlah kecil, untuk itu anda harus membuat batasan nilai pengeluaran yang dapat dikeluarkan dari dana kas kecil. Karena dana di kas kecil umumnya tidak besar, jika tidak diberi batasan maka akan tidak seimbang dengan jumlah dana kas kecil itu sendiri.
**5. Pantau Setiap Traksaksi **
Dana kas kecil tidak boleh luput dari pantauan anda sebagai owner, anda harus selalu memeriksa setiap bentuk pengeluaran dari kas kecil ini. Jangan sampai ada penyalahgunaan dana dari kas kecil toko anda.
6. Laporan Pengeluaran
Setiap akhir periode penanggung jawa perlu membuat sebuah laporan keuangan khusus untuk dana kas kecil yang diserahan kepada pimpinan.
Ini merupakan bentuk pertanggung jawabnya atas segala pengeluaran dari kas kecil, bukti traksaksi juga ikut dilampirkan dalam laporan pengeluaran dana kas kecil.
Kesimpulan :
Dana kas kecil diperuntukkan untuk pengeluaran dalam bentuk kecil yang tidak cocok dibayarkan dengan cek, untuk pengelolaannya dipilih seseorang yang dapat bertanggung jawab dan mengikuti perintah dalam proses pengeluaran dana kas kecil ini. Dana kas kecil disimpan dengan aman dalam sebuah lock box yang aksesnya hanya bagi yang memiliki izin.