Cara Sukses Menerapkan ERP Dengan Benar

08 Nov 2017 blog software erp
image

Bila business owner tidak memiliki background komputer dan software programming, dianjurkan untuk mencari produk standar yang ada di pasar, di mana sudah banyak bisnis sejenis yang sudah memakainya. Usahakan didapat dari perusahaan yang cukup dikenal, di mana reputasi dan kredibilitasnya cukup tinggi.

Tentu biaya investasi software ERP yang terkenal dan terbukti baik, seperti SAP, akan lebih tinggi dari software yang belum begitu dikenal. Namun, garansi kesuksesan on time jauh lebih baik.

Sebagai persiapan memilih dan menerapkan program ERP, perlu dilakukan sejumlah langkah sebagai berikut :

  1. Tentukan SOP perusahaan Anda dengan baik.

  2. Kemudian tuangkan SOP tersebut dalam flow chart yang terdiri atas proses bisnis perusahaan anda.

  3. Temukan total proses diperlukan untuk menjalankan bisnis tersebut dan sederhanakan. Karena semakin sederhana proses tersebut, maka akan semakin efektif dan efisien serta mudah dikontrol.

  4. Tentukan timeline yang diperlukan untuk menjalankan setiap unit proses tersebut.

  5. Flow chart business process ini harus melibatkan bagian dari perusahaan mulai dari Sales, Gudang, Supply Chain sampai Keuangan sehingga semuanya mengerti dan setuju atas proses tersebut.

  6. Diskusikan flow chart tersebut dengan IT atau sampaikan ke software vendor, untuk diminta masukannya.

  7. Biasanya justru software company berpengalaman yang akan memberi masukan yang sudah umum dilakukan di dunia bisnis.

  8. Sebagai business owner jangan memaksakan kehendak bahwa bisnis Anda adalah unique, lain daripada yang lain, lantas minta software company untuk costumize terlalu banyak karena hal tersebut akan menyebabkan biaya yang jauh lebih tinggi dan waktu yang cukup lama. Lebih jelak lagi, begitu diterapkan banyak bug yang terjadi.

  9. Ingat, semua sistem tidak mungkin mengakomodasi semua keinginan business owner. Bisa mengakomodasi 80% - 90% kegiatan rutin sudah bagus dan sudah saatnya diterapkan.

  10. Kesuksesan penerapan sistem ERP sangat tergantung pada :

  • Kesadaran semua bagian bahwa dengan sistem, kerja mereka semakin mudah dan nyaman. Bisa saja ada bagian yang selama ini “berkuasa” akan kehilangan kepentingannya karena dengan menerapkan sistem, semuanya akan menjadi transparan.

  • Sosialisasi dan training yang diberikan. Pada kesempatan yang sama juga menyeleksi orang yang tepat dan mampu. Bagi yang tidak mampu mengikuti perkembangan, sudah saatnya memberi kesempatan yang lebih muda dan mampu dalam hal IT. Tidak ada gunanya mempertahankan orang yang memang tidak bisa berubah lagi dalam suatu sistem karena ini akan menjadi batu sandungan dalam penerapan sistem tersebut.

  • Jangan menerapkan sistem trial run bersamaan dengan system lama karena ini bisa dijadikan alasan untuk kembali lagi ke sistem lama/manual bila menghadapi kesulitan. Namun, kalau sudah dipastikan HARUS online, maka sebaiknya tidak lagi dijalankan secara paralel sehingga harus ada komitmen 100% dari seluruh tim.

  • Seorang leader yang berkomitmen dan tegas untuk mengimplementasikannya tentu harus di-back up 100% oleh business owner.

turboly.com