Menerapkan Purchasing Plan Untuk Menghindari Overstock
Purchasing plan atau perencanaan penjualan adalah sebuah sistem yang dibentuk untuk merencanakan segala proses penjualan barang termasuk sistem distribusi, promosi, hingga closing produk. Purchasing plan, biasanya selalu dikaitkan dengan para pelaku bisnis wholesale. Hal ini dikarenakan para wholesaler biasanya memiliki cukup banyak stok di gudang, sehingga dibutuhkan metode yang tepat agar stok barang di gudang tidak sampai overstock dan membengkak di keuangan perusahaan.
Melihat hal tersebut, purchasing plan menjadi hal yang sangat penting dalam dunia bisnis. Apa saja purchasing plan yang dapat Anda lakukan guna menghindari overstok, berikut penjelesannya. :
1. Memahami Kebutuhan dan Tujuan
Salah satu metode purchasing plan untuk menghindari overstock adalah memahami kebutuhan dan menerima permintaan dari pihak yang membutuhkan. Perhatikan trend kedepan dan history penjualan periode yang sama pada tahun sebelumnya, jangan sampai anda salah menentukan. Jika tahu trend penjualan, maka tentukan tujuan target anda, apakah ingin sama dengan tahun lalu atau lebih tinggi. Dari proses ini kita akan tahu berapa banyak barang yang kita butuhkan.
2. Pemilihan Pemasok
Pemilihan Pemasok atau Supplier sangatlah penting dalam menghindari overstock. Beberapa pertimbangan dalam memilih supplier yang tepat bukan hanya mengacu pada harga, tetapi lebih pada kemampuan pemasok dalam menyediakan jumlah barang yang dibutuhkan, kualitas produk serta kemampuan finansial dari pemasok tersebut. Dan jika semua supplier memiliki semua poin tersebut maka harga menjadi penentu untuk memdapatkan pemasok yang tepat.
3. Pertimbangkan Service Rate
Setelah anda menentukan supplier yang tepat, perhatikan dan pertimbangkan service rate supplier tersebut. Jarak dan ketersediaan barang adalah yang utama ditambah lagi dengan prosedur internal perusahaan anda dalam memproses Purchase Order (PO) juga wajib dipertimbangkan, agar barang dapat diterima tepat pada waktunya.
4. Menindaklanjuti dan Memantau Perkembangan Pesanan
Prosedur selanjutnya yang harus anda lakukan adalah memantau perkembangan pesanan. Perkembangan pemesanan atau “Follow-up” ini sangat penting, karena dengan Follow up anda dapat memantau supplier untuk mengirimkan barang secara tepat waktu dengan cara mengirim email ataupun menelepon langsung pemasok.
5. Penerimaan Barang dan Pemeriksaan
Pada bagian ini, proses dari internal perusahaan saat penerimaan. Pastikan barang yang kita terima dalam kondisi baik, jangan “asal” dalam menerima barang. Pastikan kondisinya baik.
Berbagai cara diatas, secara runtut dapat anda lakukan guna menjaga agar stok barang tidak sampai overstok. Laporan secara berkala juga wajib anda perhatikan. Data - data ini sangat penting agar stok yang Anda pasok tidak terlalu sedikit, juga tidak terlalu banyak. Gunakan data dari sistem inventory / software inventori agar kita mendapatkan data yang valid dan akurat. Jangan sampai salah dalam mengambil keputusan yang dapat mengakibatkan kerugian karena banyaknya barang “mati”.