Mengapa Stock Opname Harus Dilakukan?
Untuk menghindari kerugian perusahaan juga perlu melakukan stock opname secara rutin. Apalagi jika perusahaan tersebut berskala besar dengan persediaan barang yang beragam dan banyak. Stock opname sendiri merupakan kegiatan mengecek barang yang ada di lapangan apakah sudah sesuai dengan pencatatan pada sistem inventory/ software gudang dalam periode tertentu. Stock opname bisa dilakukan mingguan, bulanan atau tahunan tergantung kebijakan perusahaan masing – masing. Perhitungan fisik barang ini sangat membantu bagian akuntansi untuk menghitung laba – rugi secara lebih rinci.
Tujuan Stock Opname
Ada beberapa manfaat yang bisa anda dapatkan jika melakukan perhitungan fisik barang secara rutin. Tidak hanya mampu menolong bagian akuntansi namun juga departemen lainnya yang masih berkaitan dengan produksi.
1. Menyesuaikan Pencatatan dengan Barang di Lapangan
Tujuan pertama dari stock opname ialah menyesuaikan antara pencatatan akuntansi atau Sistem Inventory dengan persediaan barang di lapangan. Mungkin saja terjadi ketidak sesuaian karena kerusakan, masa berlaku yang sudah habis ataupun kecacatan barang sehingga tidak bisa digunakan lagi. Adanya laporan stock opname juga membantu anda dalam menentukan pembelian barang di periode berikutnya.
2. Internal Audit
Stock opname juga dilakukan sebagai internal audit sehingga mengurangi manipulasi data dan tindak kecurangan yang mampu merugikan perusahaan. stock opname juga bisa dijadikan sebagai bentuk pengawasan managemen dalam menyimpan persediaan barang.
3. Sebagai Pembanding
Stock opname juga mampu digunakan sebagai pembanding nilai persediaan barang anda dari tahun ke tahun apakah memiliki kenaikan cukup signifikan atau malah turun. Stock opname juga dipakai untuk membuat harga pokok produksi yang nantinya digunakan untuk menentukan harga jual barang anda.
Kapan Sebaiknya Dilakukan Stock Opname ?
Untuk melakukan stock opname hindari pada saat peak season dimana barang anda malah sedang laris manis di pasaran. Stock opname paling wajib dilakukan pada akhir tahun saat tutup buku pada bagian akuntansi. Perhitngan akhir tahun juga digunakan untuk menyusun laporan keuangan tahunan yang digunakan untuk pelaporan pajak dan untuk kepentingan perusahaan sendiri. bagi perusahaan yang sudah memiliki sistem pengendalian internal yang rapi maka biasanya stock opname dilakukan per tri wulan.
Dokumen Yang Dibutuhkan Untuk Stock Opname
Dalam stock opname juga diperlukan beberapa dokumen pendukung untuk membuktikan kevalidan data dan informasi yang diberikan. Beberapa dokumen tersebut diantaranya adalah sebagai berikut :
1. Kartu Persediaan
Kartu persediaan digunakan untuk mencatat riwayat pemakaian barang anda secara fisik yang nantinya akan dibandingkan dengan data yang tercatat dalam sistem inventory/ software gudang.
2. Count Tag
Berisi tentang informasi mendetail dari barang yang anda simpan. Biasanya memuat tipe, lokasi barang, jenis barang apa dan penanggung jawabnya.
3. Bukti Keluar Masuk Barang
Untuk membuktikan kebenaran pemakaian barang biasanya diterbitkan surat jalan atau bukti barang keluar dan masuk. Dalam dokumen ini akan ada pihak yang menerima dan mengetahui barang tersebut apakah benar – benar telah keluar gudang atau sebaliknya. Bukti - bukti tersebut sebagai pendukung kevalidan data yang dicatat dalam sistem inventory/ software gudang.
Alur Stock Opname
Alur stock opname dimulai dari tahap awal dimana bagian gudang melakukan persiapan dalam menghitung barang dilapangan. Dalam tahap ini bagian gudang akan melakukan pengecekan, penataan dan pelabelan pada barang yang disimpan di gudang. Ketika tahap awal selesai maka selanjutnya ialah memanggil semua tim yang terkait dalam stock opname. Disini akan dilakukan proses stock opname dan ketika sudah selesai akan dibuatkan laporan hasil stock opname tersendiri. Laporan stock opname ini nantinya akan diserahkan ke bagian akuntansi untuk dijadikan dokumen pendukung dalam menghitung laporan harga pokok penjualan.