Cara Efektif Melakukan Stok Opname Persediaan di Gudang
Tantangan perusahaan besar atau kecil adalah stok di gudang, masalah selisih barang di gudang seringkali terjadi.. Memang untuk menghindari selisih barang di gudang sulit dilakukan, namun kalau ini dibiarkan terus menerus tentu akan memunculkan kerugian bagi perusahaan. Perusahaan bisanya adalah melakukan kontrol terhadap kerugian yang timbul dengan cara melakukan stok opname secara berkala. Tetapi pada implementasinya stok opname seringkali menjadi beban, item produk sulit dipindahkan, item produk mudah keselip atau ukurannya sangat kecil. Bin card produk tidak menggambarkan kondisi sebenarnya sehingga tidak sesuai dengan actual stok.
Banyak hal membuat dalam melakukan stok opname di gudang tidak efektif. Ada beberapa tips yang bisa dipakai dalam melakukan stok opname di gudang supaya efektif, yaitu :
Mapping produk di gudang berdasarkan kategori & karteristik produknya meliputi : produk yang besar/ berat dan sulit dipindahkan, ringan & mudah dipindahkan serta kategorikan barang tersebut apakah fast moving atau slow moving. Manfaat melakukan pengklaisifikasian ini adalah untuk mengurangi beban melakukan stok opname secara berkala. Misalnya untuk produk-produk yang mudah dipindahkan dan gampang dijual memiliki resiko yang tinggi, dicuri atau keselip. Karena itu itu setelah melakukan mapping periode stok opnamenya bisa dilakukan secara reguler, misalnya sebulan sekali. Sedangkan produk yang sulit dipindahkan, tetapi bentuk susunannya mudah dikontrol, stok opnamenya pun tidak perlu sesering produk yang mudah dipndahkan atau produk yang fast moving. Dengan melakukan mapping bisa menggolongkan mana produk yang harus stok opname bulanan, semester atau bahkan setahun sekali. Dengan cara ini control akan fisik inventory akan lebih mudah dan dapat meminimalisir kerugian.
Ada beberapa perusahaan melakukan stok opname setahun sekali. Pada saat melakukan stok opname proses akan menjadi panjang karena produk yang banyak dan kemungkinan “hilangnya dalam jumlah besar” hal ini merupakan resiko karena dilakukan sangat terlambat. Melalui cara mapping diatas bagian gudang bisa mengurangi resiko kehilangan yang cukup besar. Namun hal ini memang tidak bisa disalahkan karena stok opname yang selain rumit, ternyata tidak ada bantuan tools yang cukup memadai dalam melakukan stok opname. Semua dilakukan secara manual. Nah, agar stok opname itu bisa dilakukan secara efektif selain cara diatas, sebaiknya dilakukan dengan software inventory atau software gudang. Software inventory membuat pekerjaan bagian Gudang menjadi lebih mudah. Ketika sales order diinput oleh bagian sales admin, dan dilakukan pengiriman (sales delivery), otomatis barang digudang akan berkurang sejumlah pegiriman. Hasil akhir dari transaksi penjualan itu terintegrasi dengan laporan persediaan di gudang. Sehingga stok akhir setelah transaksi bisa dilihat. Stok akhir ini bisa digunakan untuk lakukan stok opname dengan mudah. Berbeda jika dilakukan proses manual akan timbul kendala dimana jika sales admin & admin Gudang lupa mencatat karena banyaknya pesanan yang harus dikirimkan dapat menjadi faktor selisih. Jadi kesimpulannya : apabila selama ini jarang melakukan stok opname, ubahlah kendala SOP menjadi secara berkala dengan melakukan mapping terhadap kategori & karakteristik produk serta gunakan software inventory untuk lebih meduahkan kerja anda.