Kapan Seharusnya Hutang Diakui
Proses pengakuan terjadinya hutang pembelian merupakan proses yang sangat spesifik. Sebelum menentukan proses pengakuan hutang ini terjadi, perlu dipahami mengenai alur dasar dari proses pembelian.
Proses pembelian umumnya meliputi tahapan berikut :
-
Permintaan Pembelian / Purchase Request
-
Penerbitan Purchase Order
-
Penerimaan Barang/ Goods Receipt
-
Purchase Invoice.
Pada sistem akuntansi, hutang diakui pada saat barang telah diterima oleh pihak pembeli dan surat jalan supplier telah divalidasi dan ditandatangani oleh pihak pembeli atau dengan kata lain setiap barang yang diterima dan belum dibayar harus dicatat sebagai hutang. Pencatatan hutang pembelian dapat ditinjau dari kondisi ideal dan kondisi yang terjadi di lapangan.
Pengakuan Hutang Pembelian Pada Saat Purcahse Order (PO)
Kondisi ini biasanya tertuang dalam kontrak dan dicantumkan draft khusus yang akan menjadi nomor referensi pada dokumen PO. Kondisi hutang dapat langsung diakui sebagai jurnal Hutang atau Jurnal Pembelian (non-tunai).
Pengakuan Hutang Pembelian Pada saat Penerimaan Barang
Hal ini merupakan kondisi yang paling ideal terhadep pengakuan hutang. Setelah barang diterima, pihak pembeli mulai mencatat dan mengakui terjadinya hutang yang dituangkan dalam jurnal pembelian. Nilai hutang yang diakui yaitu sebesar nilai barang yang diterima ditambah dengan komponen perpajakan sesuai dengan jenis barang dan transaksinya.
Pengakuan Hutang pada saat Invoice Supplier (Purchase Invoice)
Pengakuan hutang pada kondisi ini sebenarnya memanfaatkan “celah” proses akuntansi, tetapi di sisi lain akan terlihat menjadi lebih efektif. Jika pengakuan hutang terjadi pada saat Purchase Invoice, proses jurnal pengakuan hutang dilakukan pada saat invoice dari supplier diterima dan dicatat sebesar jumlah tagihan invoice tersebut. Pada inventory, untuk menghindari perbedaan antara catatan persediaan dengan catatan pada finansial dan akuntansi diperlukan “bridge account” yang dicatat pada saat penerimaan barang dan perlu dilakukan jurnal penyesuaian ketika Purchase Invoice diterima (pencatatan hutang sebenarnya).
Dari 3 kondisi diatas, kondisi mana yang terbaik ? Jawabanya adalah bergantung pada kebijakan perusahaan masing-masing sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Pastikan Software ERP Retail yang anda gunakan dapat mengakomodir kebutuhan anda dalam pencatatan hutang.