Kontrol Penjualan Wholesale Secara Efektif
Setiap perusahaan perdagangan besar (wholesale) mempunyai tujuan dan strategi untuk terus berkembang. Beragam strategi untuk dapat mencapai tujuan utama dari perusahaan itu sendiri, maka bagaimana cara mengontrol tranksaksi penjualan dalam suatu perusahaan.
Pertama, perlu adanya Software ERP yang tepat untuk mencatat semua tranksaksi penjualan. Karena dari sini lah awal kita dapat melakukan pemeriksaan dan kontrol, jika tranksaksi ada yang tidak dicatat maka tranksaksi penjualan akan tidak akurat. Admin Penjualan memiliki fungsi dan fokusnya melakukan pencatatan atas semua tranksaksi penjualan dalam perusahaan tersebut. Atau bisa disimpulkan bahwa harus ada prosedur yang jelas dalam tranksaksi penjualan.
Kedua adalah kenali dokumen-dokumen yang dibuat dalam prosedur tersebut distribusinya kemana saja dan kontrolnya bagaimana. Setelah ada Standart Operational Procedure (SOP). Berikut adalah contoh dokumen-dokumen dalam proses penjualan wholesale
1.Surat Penawaran / Sales Quotation
Surat Penawaran ini adalah surat yang diberikan kepada Customer terkait dengan harga yang diberikan. Surat penawaran belum tentu menjadi order, dan juga biasanya harga yang tercantum dapat expired atau bisa berubah sesuai dengan kebijakan perusahaan.
2.Surat Pesanan Penjualan / Sales Order
Bebeda dengan surat penawaran, jika Surat Pesanan Penjualan maka sudah pasti jadi order untuk perusahaan. Surat Pesanan Penjualan ini bisa dikatakan sebagai kontrak atau perjanjian kesepakatan dua belah pihak yaitu penjual dan pembeli, yang biasanya Surat Pesanan Penjualan ini juga terdapat tandatangan dari kedua belah pihak. Biasanya, jika pembeli sudah memberikan Purchase Order (PO) ke penjualan, maka PO tersebut yang dianggap sebagai Surat Pesanan Penjualannya, namun lebih baik sebgai pihak penjual tetap membuatkan Surat Pesanan Penjualannya.
3. Surat Jalan / Sales Deliveries
Dokumen lanjutan dari sales order, proses dimana barang yang di order customer di siapkan lalu di kirim sesuai dengan qty order dan ketersedian barang di gudang. Sales Deliveries ini biasa juga disebut dengan Surat Jalan.
4.Faktur Penjualan/ Sales Invoice
Invoice biasanya disebut Faktur Penjualan. Sales Invoice ini adalah sebagai bukti bahwa terjadinya tranksaksi penjualan. Biasanya Invoice dibuat paling sedikit 3 rangkap.
Informasi dalam Sales Invoice yang wajib tercantum adalah Nomor Invoice, Tanggal Invoice, Tanggal Jatuh Tempo pembayaran, Nama dan Alamat Customer, Deskripsi kuantitas dan barangnya, dan tandatangan dari orang yang bersangkutan membuat dan menyetujui invoice tersebut.
Sales Invoice wajib disesuaikan dengan Surat Pesanan Penjualan dan Kartu Piutang Penjualan. Sebagai bentuk kontrol, Admin Penjualan biasanya memeriksa kesesuaian antara yang dipesan dengan invoicenya (baik dari segi barang, dan kuantitasnya).
4.Kuitansi
Kuitansi (kwitansi) adalah bukti terima uang dari penjualan yang dilakukan. Intinya ketika penagihan, maka yang diserahkan adalah Invoice tetapi ketika pembayaran maka akan ada Kuitansi. Namun beberapa perusahaan tidak menggunakan kuitansi atau menggunakan invoice sebagai penagihan dan bukti pelunasan, biasanya jika seperti itu maka invoice yang sudah terbayar, harus distampel lunas.