Pentingnya Purchase Request dalam Perusahaan
Dalam setiap perusahaan, selalu ada kebutuhan untuk persediaan atau bahan dan peralatan kantor lainnya. Apa yang mungkin terjadi ketika sebuah perusahaan memperbolehkan semua karyawan memesan langsung kepada supplier? Jawabannya adalah bahwa ada kemungkinan penipuan. Untuk mencegah hal ini, dibuatlan bagian pembelian sebagai bagian yang membuat pesanan dengan supplier dan mengawasi alur kerja permintaan pembelian.
Salah satu dokumen internal yang digunakan oleh karyawan departemen untuk pesanan permintaan adalah Purchase Request (permintaan pembelian). Dengan menggunakan proses ini, bagian pembelian akan memesan barang ke supplier berdasarkan formulir permintaan pembelian (Purchase Request) yang telah disetujui oleh kepala bagian, hingga sampai ke pihak accounting/ keuangan.
Jadi Mengapa Purchase Request Penting dalam Proses Pengadaan Barang?
1. Awal Proses Pembelian
Masing-masing bagian dalam perusahaan dari waktu ke waktu, memiliki kebutuhan bahan, peralatan; permintaan pembelian adalah awal proses pembelian. bagian pembelian akan bertindak berdasarkan permintaan pembelian yang sudah disetujui oleh kepala bagian. Jika ada masalah, dokumen akan berfungsi sebagai bukti bahwa komunikasi yang diberikan dibuat.
2. Sebagai Alat Kontrol
Jika tidak ada pemeriksaan yang tepat, kepala bagian atau staff-nya dapat terlibat dalam penipuan, di mana mereka bisa saja memesan barang untuk penggunaan pribadi. Dengan permintaan pembelian resmi, ada langkah-langkah di tempat untuk memastikan bahwa tidak ada penipuan yang dilakukan. Permintaan harus melalui sejumlah tangan untuk memastikan keakuratannya serta kebutuhan. Kepala Bagian akan memeriksanya sebelum mengirimnya ke bagian pembelian dan akan diteruskan ke vendor untuk meminta penawaran. Ini adalah cara formal untuk mengeluarkan pemberitahuan bahwa barang yang diberikan diperlukan, dengan itu ada bukti bahwa bagian tertentu meminta persediaan. Ini penting untuk keperluan audit sehingga fungsi check and balances dalam perusahaan berjalan dengan baik.
3. Melindungi Bisnis
Jika proses pembelian sesuai dengan SOP yang diterapkan, kemungkinan penipuan dapat dicegah. Kemungkinan tidak akan ada situasi di mana staf atau kepala bagian berkomplot dengan vendor untuk mendapatkan keuntungan. Aset perusahaan juga dilindungi. Dokumen Permintaan Pembelian adalah bukti bahwa barang tertentu dipesan, dapat ditindaklanjuti, memastikan apakah pengiriman dilakukan. Dengan dokumen ini, menjadi mudah untuk dilacak jika ada masalah terkait pembelian perusahaan.
4. Sentralisasi Proses Pengadaan Barang
Ketika proses pembelian atau pengadaan barang melalui satu pintu : bagian pembelian, hal ini menjadi mudah untuk mengelola dan mengontrol seluruh prosesnya. Sistem pembelian terpusat juga mempercepat proses pengadaan. Permintaan pembelian tidak hanya dapat dilihat sebagai dokumen belaka tetapi memainkan peran penting dalam proses pengadaan perusahaan. Ini adalah alat kontrol, dan dokumen kontrol penipuan serta komponen penting dalam mengesahkan pembelian dalam bisnis.
Manfaatkan Software ERP untuk mulai memusatkan pembelian di perusahaan anda, untuk mencegah dan mengatasi permasalahan pembelian yang mungkin anda hadapi saat ini.