Menghindari Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Migrasi Sistem ERP
Proses migrasi Sistem ERP ( Enterprise Resource Planning ) adalah salah satu yang paling kompleks, memakan waktu dan “mahal”. Meskipun dengan perencaaan yang sedemikian detail dan baik pun terkadang masih muncul kendala yang tidak terduga.
Meskipun implementasi Sistem ERP yang sukses akan memberi banyak manfaat bagi perusahaan, namun jika implementasi Sistem ERP yang tidak direncanakan dengan matang malah akan menambah biaya, membuang waktu dan menghabiskan energi.
Berikut adalah beberapa kesalahan implementasi Sistem ERP yang paling umum :
1. Tidak Cukup Detail Pada Perencanaan
Proses implementasi Sistem ERP yang lebih penting daripada perencanaan awal . Banyak perusahaan yang tidak mulai dengan perencanaan yang memadai dan kemudian tiba-tiba mereka harus menciptakan solusi sementara implementasi sudah berjalan. Perencanaan yang komprehensif sangat penting untuk implementasi Sistem ERP yang sukses.
Langkah pertama dalam perencanaan adalah mengevaluasi proses Anda saat ini dan kemudian menentukan bagaimana perubahan dengan cara yang akan meningkatkan efisiensi dan mengoptimalkan struktur model bisnis yang ada. Proses ini baiknya dilakukan sebelum pemilihan Sistem ERP.
2. Tidak Memiliki Pemahaman Mengenai Fungsi & Fitur Sistem ERP
Sistem ERP menyediakan solusi untuk mempercepat proses bisnis. Sayangnya , kebanyakan user tidak tahu bagaimana untuk mendapatkan penggunaan optimal semua fitur yang tersedia dalam Sistem ERP. Maksimalkan waktu ketika training dan luangkan waktu untuk mengenali kemampuan sistem ERP. Evaluasi yang merupakan fitur yang paling membantu dan mendorong user untuk menggunakan potensi maksimal mereka.
3. Kurangnya Perencanaan Waktu
Jangan pernah berfikir bahwa migrasi Sistem ERP adalah proses yang cepat dan mudah. Pastikan dengan tim IT perusahaan timeline implementasi, siapkan daftar user yang akan terlibat dalam migrasi. Dan pilihlah orang yang tepat sebagai key-person saat migrasi sistem dilakukan.
4. Tidak Memanfaatkan Waktu Pelatihan dengan Baik
Setiap user harus memiliki kesempatan untuk melatih dan menguji sistem baru sebelum itu akan diterapkan. Kurangnya pelatihan yang memadai adalah salah satu kesalahan terbesar implementasi dan migrasi Sistem ERP.
5. Memilih Vendor ERP yang Tidak Sesuai
Melakukan penelitian yang diperlukan sebelum memilih vendor ERP akan sangat penting. Pastikan untuk meminta referensi yang cukup dan memeriksa dengan setidaknya beberapa perusahaan pribadi. Menanyakan tentang fitur yang mampu mereka terapkan dan bagaimana mereka akan menangani tantangan-tantangan tertentu. Anda tentu tidak ingin melihat kurangnya kemampuan atau pembatasan fungsionalitas setelah Anda telah berinvestasi dalam layanan ERP vendor tertentu. Pastikan mereka memiliki pengalaman dan keahlian untuk menyelesaikan proses pelaksanaan dari awal sampai akhir.
6. Migrasi Data Tidak Akurat
Proses migrasi Sistem ERP data yang di sistem lama harus sama dengan data yang akan dimasukan di sistem ERP baru. Namun perlu diingat, untuk data-data di Sistem ERP lama yang tidak akurat harus disesuaikan dulu sebelum dimasukan di Sistem ERP baru. Hal ini untuk menghindari banyaknya data “sampah” di Sistem ERP baru. Investasi atas Sistem ERP harus diimbangi dengan migrasi data yang akurat, agar uang yang dikeluarkan tidak sia-sia.
Strategi lain dalam proses migrasi Sistem ERP adalah dengan melakukan migrasi secara parsial, misalnya operasional di awal baru setelah itu back office atau sebaliknya. Pastikan semua bagian sudah siap untuk mendukung proses migrasi Sistem ERP untuk mendukung sebuah usaha yang sukses!