Pengaruh Sistem ERP Bagi Perusahaan
Teknologi saat ini sudah menjadi salah satu sumber daya yang memegang peranan yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Teknologi tidak hanya digunakan sebatas proses produksi, penjualan tetapi juga digunakan dalam kegiatan operasional sampai perumusan strategi perusahaan. Hal ini disebabkan karena penggunaan teknologi juga terkait dengan proses penyediaan informasi yang diperlukan perusahaan dalam menjalankan roda bisnisnya. Misalnya dalam proses transaksi, pengembangan dan delivery produk, perencanaan, pengambilan keputusan,penetapan kebijakan dan peraturan, dan lain sebagainya tentu memerlukan ketersediaan informasiyang akurat yang sesuai dengan kondisi perusahaan yang sesungguhnya.
Hal yang membedakan fungsi teknologi informasi dan fungsi lain dalam suatu perusahaan adalah fungsi teknologi informasi mencakup keseluruhan bagian perusahaan. Teknologi informasi dapat melintasi semua fungsi bisnis untuk mendukung kerja fungsi-fungsi lain dalam perusahaan.
ERP (Enterprise Resource Planing) merupakan suatu teknologi system informasi yang dapat mengintegrasikan informasi-informasi yang tersedia dalam suatu perusahaan dari berbagai aspek sumber daya yang ada. Walau demikian ERP bukan hanya sekedar teknologi tetapi lebih merupakan suatu investasi. ERP adalah investasi bisnis dan juga manusia. ERP dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi operasional perusahaan karena sumber daya yang dimiliki dapat dikelolah dan dialokasikan dengan optimal. Banyak masalah-masalah yang terkait dengan operasional yang timbul dalam perusahaan dapat diselesaikan dengan implementasi ERP, namun ERP tidak menjamin bahwa permasalah operasional yang terjadi bisa langsung diatasi dengan system ini. Dengan menerapkan system ERP, perusahaan diharapkan dapat melakukan proses bisnis dengan lebih efisien. Apalagi untuk perusahaan dengan skala bisnis yang semakin tumbuh dan berkembang. ERP dapat mempermudah proses penyediaan barang, penyimpanan, pengadaan, distribusi, pemasaran, penjualan, perencanaan, dan lain sebagainya., dan juga mengintegrasi informasi dari berbagai lokasi lokasi yang berbeda. Bahkan manfaat yang diperoleh dari penerapan ERP tidak hanya untuk peningkatan kinerja bisnis saat ini tetapi juga dimasa depan.
Sebagai contoh, Sales Order yang dicatat di bagian penjualan akan secara otomatis diketahui kapan harus dikirim oleh bagian gudang. Begitu juga, bagian keuangan akan mengetahui faktur harus dibuat. Berkurangnya barang di gudang akan secara otomatis akan diketahui pula oleh bagian perencanaan produksi. Perubahan- perubahan yang terjadi disatu bagian dapat diketahui oleh bagian yang lain yang terkait.
Informasi dalam bidang teknologi informasi semacam ini tergolong investasi besar bagi perusahaan karena harganya yang relatif mahal. Tidak banyak perusahaan yang berani menerapkan system teknologi informasi yang maju seperti halnya ERP. Jika belum terdesak, mereka pasti menolak. Selain karena ERP merupakan investasi besar, investasi dibidang teknologi informasi tidak semuanya dapat terukur secara pasti dan mutlak akan diperoleh. Apalagi banyak faktor yang terlibat dalam kesuksesan penerapan teknologi informasi.
Kesuksesan investasi dalam bidang teknologi informasi seperti ERP ini tidak hanya dilihat pada saat teknologi informasi tersebut berhasil diaplikasikan pada aktivitas dan strategi perusahaan pada saat itu, tapi apakah teknologi informasi tersebut mampu memperkuat bisnis perusahaan sampai masa mendatang. Oleh karena itu, investasi dalam bidang teknologi informasi, yang merupakan suatu investasi penting bagi perusahaan, harus dipelihara dengan baik dan selalu dikembangkan agar dapat mendukung strategi perusahaan untuk mencapai tujuan bisnis jangka panjang.
Penerapan system ERP dapat mendatangkan berbagai keuntungan bagi perusahaan, baik secara langsung maupun tidak langsung. Keuntungan – keuntungan tersebut diharapkan akan dapat menciptakan peningkatan dalam proses bisnis dan operasional perusahaan yang nantinya akan dapat mendatangkan peningkatan profit dan nilai perusahaan. Tetapi tidak semua perusahaan yang menerapkan system ERP ini dapat memperoleh manfaat seperti yang diharapkan. Sukses atau tidaknya penerapan ERP disuatu perusahaan tidak dijamin oleh nilai investasinya yang semakin mahal. Tetapi dipengaruhi oleh banyak hal antara lain dukungan dari manajemen dan karyawan, siap atau tidaknya kondisi internal tersebut, training yang diadakan untuk menghadapi system yang baru, kesesuaian system yang dipilih.