Faktor yang perlu dipertimbangkan dalam memilih ERP Sistem
Ada saatnya suatu perusahaan Anda membuat keputusan untuk mengimplementasikan Sistem ERP baru, Anda harus siap menghadapi penolakan dari staff. Banyak perusahaan yang mengalami kegagalan dalam mengimplementasikan Sistem ERP baru karena kurangnya dukungan dari staff. Perlu Sistem ERP yang tepat agar kemampuannya dapat digunakan secara maksimal yang akhirnya dapat membuat kinerja perusahaan Anda menjadi maksimal. Tetapi ketika dukungan dari staff sebagai pengguna sangat minim artinya Anda gagal untuk mengimplementasikan Sistem ERP baru dan Anda berisiko kehilangan banyak uang dari investasi pembelian Sistem ERP.
Saat manajemen perusahaan sangat fokus pada implementasi itu sendiri, terkadang mereka mengabaikan langkah-langkah yang harus diambil untuk memastikan implementasi Sistem ERP yang lancar. Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk membuat proses implementasi Sistem ERP menjadi smooth dan lancar :
Ketika Anda akhirnya memutuskan akan menggunakan Sistem EPR baru, Anda harus berbagi informasi dengan semua calon pengguna dan mendapatkan masukan mereka. Apa yang tidak boleh Anda lakukan adalah memberi tahu karyawan Anda pada menit terakhir, tepat sebelum penerapan solusi baru. Implementasi dimulai di sini, bukan ketika sistem diterapkan secara keseluruhan. Karyawan umumnya tidak nyaman dengan perubahan mendadak, terutama yang mempengaruhi pekerjaan mereka sehari-hari. Pastikan mereka menjadi bagian dari implementasi sejak awal.
Proses implementasi harus melibatkan bertanya kepada karyawan Anda tentang proses kerja mereka, bagaimana mereka menyelesaikan tugas mereka, dll. Bahkan, idealnya, analis bisnis vendor ERP Anda harus mengurusnya untuk Anda agar dapat memberikan solusi yang paling sesuai untuk urusanmu. Mereka biasanya akan menggali informasi menyeluruh, melakukan pengamatan tentang pekerjaan karyawan Anda, dan mengumpulkan daftar periksa fungsionalitas yang perlu disampaikan. Ini benar-benar situasi yang saling menguntungkan. Vendor Anda akan memiliki pemahaman yang jelas tentang persyaratan perusahaan Anda, dan pengguna Anda akan merasa terlibat sejak awal.
Implementasi Sistem ERP tidaklah singkat dan belum tentu mudah. Implementasi Sistem ERP adalah prosedur yang rumit dan beragam. Sangat wajar jika terkadang proses berjalan melebihi jadwal, dan itu tidak masalah. Terus komunikasikan kendala yang terjadi di lapangan dengan vendor Sistem ERP. Komunikasi dan transparansi adalah pilar dari upaya implementasi Sistem ERP.
Penting untuk membuat semua orang bersemangat tentang manfaat dan alasan mengapa perusahaan telah memutuskan untuk mengadopsi Sistem ERP yang baru. Berikan pemahaman kepada karyawan Anda tentang manfaat yang layak dari solusi baru. Jika Anda ingin proses implementasi Sistem ERP berjalan lancar, hal yang perlu diperhatikan adalah masa pelatihan. Salah satu faktor lain yang mempengaruhi keberhasilan implementasi Sistem ERP adalah pelatihan dan masa orientasi Sistem ERP baru.
Cobalah lakukan implementasi secara bertahap, karena hal ini akan memberi Anda peluang bagus untuk memudahkan karyawan Anda ke dalam proses baru. Pada saat sistem ERP baru Anda diimplementasikan seluruhnya, tim Anda sudah cukup mahir menggunakannya.
Dapat dimengerti, ada sejumlah alasan yang menghambat adopsi ERP baru - ketakutan karyawan Anda dan penolakan selanjutnya untuk berubah atau kepuasan mereka dengan solusi yang ada. Bersamaan dengan memastikan bahwa Anda telah menemukan solusi yang benar-benar tepat untuk perusahaan Anda dan harus ingat untuk melibatkan pengguna Anda di seluruh proses. Jika Anda tidak mempersiapkan karyawan Anda untuk perubahan besar ini, Anda kemungkinan akan mengalami kerugian sebagai akibat dari implementasi sistem ERP baru Anda.