Manfaat Purchase Order
Dalam suatu perusahaan, proses pembelian barang dapat dilakukan untuk kebutuhan operasional dan investasi yang biasanya dilakukan oleh bagian purchasing. Dalam proses pembelian barang ini, dimulai dengan suatu proses yang didokumentasikan dalam 1 dokumen Purchase Order (PO).
Berikut ini adalah beberapa manfaat purchase order bagi perusahaan:
Menghindari Fraud
Melakukan pemesanan dari suatu supplier memang bisa dilakukan secara langsung. Namun ,hal ini biasanya akan sedikit berbahaya karena bisa saja menimbulkan fraud. Untuk mengindari Fraud, proses pembelian barang melalui Purchase Order memiliki beberapa tahap mulai dari departement yang membutuhkan, finance hingga ke level tertinggi seperti GM atau direktur. Dengan adanya beberapa review oleh setiap bagian, maka akan meminimalisir Fraud yang mungkin bisa terjadi.
Harga Pasti
Purchase Order merupakan dokumen untuk mengunci harga. Jadi supplier tidak bisa semena-mena merubah harga setelah PO diterbitkan. Dalam prosesnya biasanya supplier akan mengirimkan penawaran harga (Sales Quotation) jika disetujui baru pihak pembeli akan menerbitkan Purchase Order sebagai dokumen resmi pemesanan. Jadi, kepastian harga terjamin sesuai dengan harga yang tercantum dalam Purchase Order.
Ketersediaan Barang
Saat menerbitkan Purchase Order ke supplier, pemesanan secara resmi sudah diajukan. Sehingga kepastian ketersediaan barang sudah didapatkan. Karena setelah menerima PO, supplier akan memastikan ketersediaan barang dan kapan barang akan dikirimkan. Hal ini sangat berguna apalagi untuk barang-barang yang fast moving.
Penilaian Supplier
Purchase Order juga memiliki fungsi sebagai alat untuk memberikan nilai kepada supplier. Ya, kualitas supplier bisa diukur berdasarkan PO. Dalam PO kita mencantumkan jenis barang yang kita pesan, jika supplier mengirimkan barang dengan spesifikasi berbeda dari yang tercantum di PO maka tidak salah jika kita memberikan nilai yang buruk kepada supplier. Selain itu masalah ketepatan waktu pengiriman, dalam PO kita juga mencantumkan kapan batas waktu penerimaan barang, jika supplier tidak dapat memenuhi pesanan sesuai dari batas waktu yang ditentukan maka kita bisa mencari supplier lain untuk pesanan berikutnya.
Baca Juga : TIPS MEMILIH SUPPLIER YANG TEPAT