Menghadapi Customer dengan Piutang Tak Tertagih
Setelah kita membahas mengenai bagaimana mencegah terjadinya piutang tak tertagih, kali ini kita ingin membahas bagaimana cara penagihannya jika hal ini benar-benar sudah terjadi. Melakukan penagihan kepada customer yang masih memiliki tunggakan piutang merupakan hal yang wajib dilakukan. Namun terkadang, banyak tantangan yang dihadapi mulai dari hubungan dengan customer, kondisi bisnis customer dan banyak hal yang bisa menjadi kendala. Tapi apa pun itu jangan biarkan piutang benar-benar menjadi biaya (tak tertagih), kita harus bisa bertindak dengan cepat dan tepat.
Berikut caranya yang bisa diterapkan :
1. Tentukan Pilihan
Coba cek kembali apakah mengejar piutang customer benar-benar sepadan. Jika pembayaran hanya nilai yang kecil dibandingkan pendapatan tahunan mungkin lebih baik untuk membiarkannya dan menghapus piutang tak tertagih tersebut, dibandingkan jika kita menghabiskan banyak waktu dan energi yang hasilnya tidak sepadan.
2. Tindak Lanjut
Jangan ragu untuk mengirim surat atau email pengingat/ reminder letter kepada customer yang memiliki tagihan yang sudah jatuh tempo. Karena selalu ada kemungkinan bahwa invoice hilang atau tidak diterima. Hindari langsung berasumsi bahwa customer memiliki niat yang tidak baik untuk megindari kewajiban mereka.
Kirim kepada mereka email yang ramah namun tegas mengingatkan mereka bahwa invoice sudah jatuh tempo, dan harus diselesaikan masalah sesegera mungkin. Kirimkan reminder letter menjadi 3 fase : peringatan pertama, kedua dan ketika. Pararel lakukan konfirmasi kepada customer apakah mereka memiliki masalah dengan produk atau layanan yang kita berikan, atau jika mereka membutuhkan bantuan dengan proses pembayaran.
3. Periksa Peraturan Terkait Kembali Piutang Tak Tertagih
Periksa kembali peraturan apakah kita dapat memperhitungkan sebagai pengurang pembayaran pajak. Perusahaan akan mendapatkan “keuntungan” yang mungkin dapat dikompensasikan dalam perhitungan pajak saat melakukan Rekonsiliasi Pajak. Piutang dapat dihapuskan setelah tidak dibayar selama 90 hari dan bagian akuntansi akan mengalokasikan sebagai “bad debt expense” ke laporan laba rugi Anda. Ini menurunkan piutang pada neraca dengan jumlah yang sama.
4. Gunakan Jasa Penagihan
Kita juga bisa memanfaatkan jasa penagihan pihak ketiga untuk membantu kita menagih piutang-piutang tak tertagih. Coba lakukan kerjasama dengan perusahaan jasa penagihan dengan reputasi yang baik dan pasti negosiasikan biaya jasanya, jangan sampai hasil yang didapatkan tidak sepadan dengan biaya yang kita keluarkan.
5. Jalur Hukum
Ini adalah cara terakhir yang mungkin cocok jika diterapkan dengan nilai piutang yang besar dan customer memiliki itikad buruk.
Baca Juga : MENCEGAH PIUTANG TAK TERTAGIH PADA BISNIS B2B