7 cara untuk memperkuat Sistem ERP untuk Work From Home
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) sangat dibutuhkan selama aktivitas Work From Home (WFH). Selama aktivitas WFH mengharuskan kita menilai, memperbarui, dan mengotomatiskan proses melalui teknologi dan memastikan bahwa setiap staff tetap bekerja dengan normal walaupun tidak berada di kantor.
Berikut adalah 7 tips singkat untuk membantu meningkatkan fungsionalitas Sistem ERP selama Work From Home :
1. Budayakan bahwa remote tetap bisa produktif.
Memastikan bahwa teknologi dan proses yang berjalan selama WFH sudah tepat dan beroperasi secara optimal. Kebijakan kerja jarak jauh akan sangat penting untuk membantu mendorong produktivitas karyawan.
Untuk membantu menjaga produktivitas, perusahaan harus mengimplementasikan “alat” dan ,membuat kebijakan yang memungkinkan karyawan tetap dapat saling bekerja sama meskipun tidak berada di satu tempat yang sama. Perusahaan juga perlu membangun alur kerja kolaboratif melalui sistem ERP, dan kemudian melatih karyawan tentang proses baru dan sesuai dengan protokol keamanan.
2. Akses ke sistem ERP
Sangat penting bahwa karyawan dapat dengan aman mengakses sistem ERP selama WFH. Salah satu contoh solusi paling aman adalah melalui VPN atau sebuah sistem yang berbasis web dimana secara jarak jauh diperbarui setiap saat. Solusi ERP berbasis cloud seperti Turboly Cloud ERP menawarkan keunggulan dibandingkan sistem on-premise karena dirancang untuk dikelola dari jarak jauh; dan juga menawarkan skalabilitas langsung dan fleksibilitas sesuai kebutuhan bisnis.
3. Proses pembayaran hutang (A/P) secara digital
Perusahaan yang belum mengotomatiskan fungsi modul hutang (AP) mereka mungkin merasa kesulitan untuk secara manual memproses faktur, dan menyetor pembayaran. Langkah pertama adalah menerapkan proses dan teknologi untuk melakukan proses secara elektronik.
4. Mengaktifkan proses AR
Dalam keadaan WFH seperti ini, mungkin sulit untuk menghubungi pelanggan yang belum membayar tagihan mereka. Untuk membantu menstabilkan arus kas, modul piutang dagang (AR) dapat ditambahkan fitur reminder letter agar bisa mengirimkan pemberitahuan atau peringatan kepada customer,
5. Manfaatkan laporan
Banyak karyawan tersebar dan virtual, dan itu dapat mengganggu proses dan alur kerja pelaporan dan analisis data. Fungsi pelaporan yang terdapat dalam Sistem ERP dapat membantu bisnis mengelola pelaporan jarak jauh.
6. Proses Close Month Accounting
Sistem ERP memiliki fungsi keuangan dan akuntansi yang digunakan untuk mencatat proses keuangan dan pembukuan serta dapat mengkonsolidasikan laporan keuangan secara otomatis untuk berbagai cabang ke kantor pusat. Sehingga closing bulanan/ tutup buku laporan keuangan dapat tetap dilakukan meskipun dalam masa WFH.
7. Pelatihan online
Pelatihan virtual baik staf saat ini dan karyawan baru biasanya menyajikan tantangan yang tidak ditemukan dalam pembelajaran di tempat, tetapi sebagian besar Sistem ERP memiliki video tutorial serta user guide yang dapat digunakan karyawan untuk pelatihan mandiri..
Sistem ERP dapat mengotomatisasi proses dan meningkatkan efisiensi, serta menanamkan budaya siaga. Langkah-langkah ini juga akan memungkinkan bisnis untuk meningkatkan ketahanan selama masa krisis dan darurat yang sedang berlangsung ini dan mempersiapkan masa depan di mana anomali operasi hari ini menjadi norma masa depan.
Baca Juga : BAGAIMANA ERP DAPAT MEMBANTU MENGELOLA RISIKO