Cara yang Benar Melakukan Closing Bulanan
Closing bulanan atau tutup bulan adalah pekerjaan rutin yang harus dilakukan oleh bagian akunting setiap bulan terutama bagi perusahaan yang sudah menggunakan pembukuan. Closing bulanan merupakan proses validasi akhir transaksi di bulan yang sudah berjalan yang sudah atau akan berakhir sebagai penentuan saldo akhir untuk setiap akun dari bulan yang sudah berjalan.
Pada Sistem ERP saat ini, proses closing bulanan tetap dilakukan walaupun sebagian sistem sudah mulai menghilangkan proses ini menjadi otomatis. Berikut merupakan proses closing bulanan dengan cara yang benar :
1. Revaluasi mata uang asing
Revaluasi mata uang asing dengan kurs pada saat akhir bulan dengan melakukan penyesuaian terhadap semua transaksi dalam mata uang asing agar mendapatkan saldo akhir yang sesuai. Sistem ERP menyediakan fungsi ini secara otomatis, sehingga tidak perlu melakukan secara manual kecuali perusahaan memiliki kebijakan khusus terkait bookeeping rate yang digunakan.
2. Rekonsiliasi bank
Ini adalah tahapan yang paling penting dan wajib diselesaikan pertama saat proses closing bulanan. Rekonsiliasi bank adalah proses pencocokan pencatatan saldo bank di buku besar perusahaan dengan pencatatan di rekening koran bank. Rekonsilisasi bank dilakukan untuk mencari penyebab perbedaan saldo antara catatan perusahaan dengan catatan bank, yang disebabkan karena kesalahan pencatatan di catatan perusahaan, ada transaksi penerimaan atau pengeluaran di bank yang belum dicatat pada buku besar, transaksi in-transit (belum tercatat di bank), pembayaran menggunakan cek yang belum dicairkan pada saat closing bulanan, atau transaksi-transaksi lain dari dokumen setara kas lainnya. Di sistem ERP proses rekonsilisasi ini sudah bisa diotomatisasi sehingga lebih mudah dan cepat.
3. Posting Closing Month/ Monthly Period Closure
Setelah semua transaksi difinalisasi, maka semua transaksi di bulan tersebut akan di-posting dan di-tutup sehingga tidak bisa diubah lagi. Selain itu user juga tidak bisa melakukan transaksi baru di periode yang sudah di-tutup. Ini bertujuan untuk mencegah saldo akhir berubah tanpa ada proses otorisasi yang benar.
4. Pembentukan Account Retained Earnings (R/E)
Proses tutup buku memiliki akun sementara di periode berjalan yang disebut laba di tahun berjalan disebut akun Profit & Loss for Current Period yang pada akhir tahun saat melakukan tutup tahun/ close year akan dipindahkan secara otomatis ke akun Retained Earnings (R/E). Proses ini pada sistem ERP akan otomatis saat dilakukan tutup tahun/ close year.
Baca Juga : BERBAGAI JENIS FAKTUR?