Cara Mudah Stock Opname dengan 6 Tips Ini
Menjelang akhir bulan atau akhir tahun retailer, produsen, dan distributor akan melakukan ritual khusus yaitu stock opname. Stock opname adalah proses bisnis yang sebenarnya menghitung seluruh persediaan, membandingkan jumlah stok fisik dengan catatan persediaan, serta menelusuri dan merekonsiliasi setiap perbedaan. Bahkan jika Anda memiliki sistem manajemen persediaan untuk melacak persediaan, aturan akuntansi keuangan atau peraturan pajak sering kali mewajibkan penghitungan fisik untuk memastikan persediaan dinilai secara akurat.
Melakukan penghitungan persediaan fisik menguntungkan bisnis dengan melakukan lebih dari sekadar aspek kepatuhan. Disadari atau tidak proses perhitungan fisik akan membantu meningkatkan profitabilitas dengan:
- Mengontrol penyusutan. Bentuk penyusutan yang paling umum adalah kehilangan, kerusakan, dan pencurian. Hitungan fisik persediaan mengidentifikasi perbedaan dalam catatan persediaan dan item di rak.
- Menjamin kepuasan pelanggan. Mengetahui apa yang Anda miliki dalam stok, dan di mana itu, penting untuk memenuhi harapan pelanggan. Jika catatan persediaan tidak akurat, Anda mungkin tidak dapat memenuhi pesanan pelanggan atau mengambil risiko pelanggan pergi ke pesaing karena kehabisan stok, yang berarti lebih sedikit uang di saku Anda.
- Mendukung perencanaan berbasis data. Ke depan, jumlah persediaan fisik dapat membantu menginformasikan keputusan seputar pemasok, perkiraan, dan permintaan.
Penghitungan fisik sering dilakukan pada akhir tahun untuk memastikan persediaan dicatat secara akurat di neraca. Meskipun melakukan penghitungan persediaan fisik bukan tugas yang ringan tapi sebenarnya tidak terlalu sulit, hanya membutuhkan ketelitian dan enam tips berikut :
Waktu - pilih waktu di luar jam kerja normal, atau setidaknya waktu yang umumnya tidak sibuk. Ini akan memastikan tim memiliki waktu yang diperlukan untuk melakukan penghitungan dan menelusuri setiap perbedaan sebelum memulai proses bisnis normal lagi.
Tunda semua pergerakan barang - Hal ini penting karena selama proses perhitungan fisik ada baiknya tidak menerima atau mengirimkan pesanan kepada pelanggan.
Merapikan - luangkan waktu untuk membersihkan dan mengatur gudang atau toko. Memastikan persediaan berada di lokasi yang tepat akan membuat proses penghitungan lebih mudah dan memastikan semua persediaan dihitung secara akurat.
Membuat rencana detail tentang apa yang akan dihitung dan kapan serta di mana lokasinya di dalam gudang akan membuat proses penghitungan tidak terlalu kacau. Menggunakan peta gudang Anda adalah tempat yang bagus untuk mulai mengidentifikasi jalur paling logis untuk diambil counter.
Tindakan spesifik - termasuk informasi rinci dalam rencana penghitungan tentang lokasi produk, idealnya ke zona, lorong, rak, dan nomor, akan mempercepat proses penghitungan dan menghilangkan penghitung yang berkeliaran di gudang yang mencoba menemukan produk.
Berinvestasi dalam teknologi - perangkat seluler atau barcode scanner memungkinkan penghitung memindai barang secara otomatis. Proses ini menghasilkan penghitungan yang lebih akurat daripada mencatat secara manual. Menggunakan scanner juga memungkinkan pelacakan dengan batch dan nomor serial.
Selain itu mulailah mempertimbangkan untuk berinvestasi dalam sistem manajemen persediaan. Sistem manajemen persediaan membuat penghitungan fisik lebih cepat, lebih mudah, dan lebih akurat. Karena catatan persediaan lebih akurat untuk memulai, penghitungan fisik tidak terlalu menyakitkan karena terdapat lebih sedikit perbedaan yang harus diselesaikan. Selain itu, menerapkan penghitungan fisik dengan reguler akan memastikan persediaan dihitung secara teratur sehingga perbedaan yang terjadi lebih mudah diatasi dan tidak terlalu signifikan.
Baca Juga : CARA INVENTORY MANAGEMENT MEMPENGARUHI KEPUASAN PELANGGAN