Mengapa ERP Penting untuk Bisnis?
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) telah menjadi kebutuhan bagi bisnis yang ingin memanfaatkan sumber daya dengan lebih bijak. Sistem ERP dapat membantu para manager atau pimpinan perusahaan mengalokasikan dengan tepat setiap staff dan keuangan atau membangun proses yang lebih efisien yang menghemat uang tanpa mengorbankan kualitas atau kinerja.
ERP juga merupakan aset dalam hal perencanaan dan koordinasi. Karyawan dapat melihat inventory yang tersedia saat ini dan pesanan pelanggan secara detail, kemudian membandingkan pesanan pembelian pemasok dan perkiraan permintaan di masa mendatang. Jika perlu, mereka dapat membuat penyesuaian untuk mengatasi masalah. Sistem ERP meningkatkan komunikasi dan kolaborasi juga karena pekerja dapat memeriksa status departemen lain untuk memandu keputusan mereka sendiri.
Sebagai sumber data yang komprehensif, sistem ERP juga menyediakan sejumlah laporan dan analitik yang dapat menjadi pembuat perbedaan bagi bisnis. Mengubah banyak informasi menjadi bagan dan grafik yang dengan jelas menggambarkan tren dan membantu memodelkan hasil yang mungkin adalah kemampuan ERP yang dianggap sangat berharga oleh para eksekutif.
Bagaimana Sistem ERP Bekerja?
Sistem ERP bekerja dengan menggunakan struktur data standar yang ditentukan. Informasi yang dimasukkan oleh satu departemen segera tersedia untuk pengguna resmi di seluruh bisnis. Struktur seragam ini membantu semua orang pada halaman yang sama. Misalnya, rantai distribusi makanan lokal memiliki banyak lokasi yang sering kali berbagi stok dan personel. Karena kualitas, penjualan, dan data karyawan dari situs-situs ini dimasukkan ke dalam sistem ERP, itu diformat untuk menunjukkan dari lokasi mana asalnya.
Data kemudian dirajut ke dalam proses bisnis dan alur kerja lintas departemen. Para pemimpin dapat memantau apakah satu lokasi bisnis jauh lebih baik dibandingkan dengan lokasi lain, sehingga dapat mengetahui alasannya, sementara operasional dapat memastikan tingkat produktivitas staff selaras dengan SOP perusahaan. Dari sisi keuangan dapat membandingkan penjualan dengan biaya operasional di setiap lokasi bisnis untuk membantu manajemen memutuskan apakah akan melakukan konsolidasi.
Sistem ERP memberikan nilai terbaik ketika perusahaan memiliki modul untuk setiap fungsi bisnis utama dan memastikan entri data yang akurat dan tepat waktu. Dan, semakin banyak pemangku kepentingan memiliki akses, semakin baik.
Ketika sebuah perusahaan menggunakan sistem bisnis dari beberapa Sistem ERP vendor, integrasi umumnya dimungkinkan untuk membuat data secara otomatis ke dalam Sistem ERP. Data ini kemudian dapat dialirkan dan diolah oleh Sistem ERP untuk mendapatkan manfaat (informasi) dari setiap aktivitas transaksi.
Bagaimana ERP Dapat Meningkatkan atau Membantu Bisnis?
Sistem ERP memungkinkan perusahaan untuk mengidentifikasi area bisnis untuk perbaikan atau peluang untuk ekspansi. Penggunaan pengguna adalah kuncinya: Semakin banyak karyawan yang memiliki akses, semakin besar kemungkinan tim akan menemukan masalah, apakah peningkatan permintaan untuk produk tertentu, keterlambatan pengiriman dari supplier, atau posisi arus kas yang akan datang.
Manajemen perusahaan umumnya berfokus pada hasil - menggunakan informasi untuk mencapai tujuan, seperti meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya, dan menanggapi perubahan kebutuhan konsumen atau kondisi pasar.
Untuk unit bisnis, Sistem ERP dapat mengotomatiskan banyak tugas yang rawan kesalahan, seperti rekonsiliasi akun, penagihan pelanggan, dan pemrosesan pesanan, serta menyediakan informasi yang dibutuhkan tim untuk beroperasi secara lebih efisien.
Tapi keindahan sebenarnya dari ERP adalah dapat memberikan pandangan secara “helicopter view” tentang kondisi perusahaan dan informasi KPI secara detail dan juga mengidentifikasi pola dan anomali yang memerlukan penyelidikan.
Keuntungan bisnis lainnya:
Akses ke data dari mana saja: Karyawan tidak perlu lagi terlibat dalam kertas atau file yang tersebar di desktop. Dengan ERP berbasis cloud, manajer gudang dapat mengetahui dengan mudah dari perangkat ponsel saat berada di lantai gudang atau toko, atau staf penjualan dapat memeriksa inventory saat berada di lokasi pelanggan.
Informasi selalu update, karena sistem ERP terus menerima informasi dari berbagai departemen, segera diperbarui saat inventory ditarik, pembayaran di posting atau Piutang pelanggan ditagihkan. Ini memberikan keuntungan besar karena pembuat keputusan mendasarkan pilihan mereka pada data terbaru.
Keputusan bisnis berdasarkan data yang sama: Dengan database umum, semua pembuat keputusan berada di halaman yang sama. Tidak ada sumber informasi yang duplikat atau bertentangan, dan perusahaan memiliki kemampuan untuk menjadwalkan dan mendistribusikan laporan dinamis secara otomatis.
Baca Juga : Keuntungan Sistem ERP Terintegrasi