Tahapan Pembuatan Purchase Order Bagi Usaha Menengah
Purchase Order pada dasarnya adalah kontrak yang mengikat antara pelanggan dan supplier yang menyetujui kuantitas dan harga produk atau layanan. Ini adalah dokumen yang dirancang oleh pelanggan untuk diterima atau ditolak oleh supplier. Dokumen ini harus menjadi bagian penting dari sistem pembelian Anda.
Purchase Order merupakan langkah penting dalam pengadaan atau proses pembelian. Sebuah usaha menengah dapat mengirimkan permintaan kutipan dari satu atau lebih supplier. Mereka kemudian dapat membuat Purchase Order dari kutipan itu. Untuk beberapa bisnis, ini akan menjadi cara untuk menegosiasikan kontrak atau harga.
Proses dasar Purchase Order mencakup langkah-langkah berikut:
1. Membuat daftar permintaan pembelian
Jika Anda memiliki bisnis menengah yang terdiri dari departemen yang berbeda, permintaan pesanan Anda mungkin harus disetujui oleh tim akuntansi atau manajemen Anda sebelum PO dibuat. Ini mengharuskan anggota tim membuat pesanan untuk membuat permintaan pembelian.
Proses persetujuan mengurangi risiko kesalahan atau redudansi saat pesanan dibuat. Ini juga memastikan produk atau layanan yang diminta sesuai dengan anggaran yang tersedia.
2. Menerbitkan Purchase Order
Ini umumnya akan dilakukan melalui email atau melalui situs web supplier. Namun, untuk supplier yang sering bekerjasama, mungkin berguna untuk menemukan saluran komunikasi yang lebih informal dengan bagian pembelian di perusahaan
3. Persetujuan, penolakan, atau negosiasi oleh supplier
Persetujuan, penolakan, atau negosiasi dimulai oleh supplier setelah mereka menerima PO Anda. Mudah-mudahan langkah ini cepat karena syarat-syarat yang seharusnya relatif sudah disepakati sebelumnya. Namun, jika negosiasi diperlukan atau jika PO Anda ditolak, Anda mungkin harus mengulangi langkah 1 dan 2.
4. Catat Purchase Order
Pastikan PO dicatat setelah diterima. Setelah produk atau jasa masuk atau dilakukan, dan faktur dikirimkan, maka bagian akuntansi inventory dapat mencocokkan faktur tersebut dengan PO. Selain itu mencatat PO juga berguna sewaktu-waktu dibutuhkan ketika kita ingin melakukan retur pembelian.
Baca Juga : Apa itu Purchase Order?