Apa itu Purchase Order?
Purchase Order pada dasarnya adalah dokumen kesepakatan pemesanan antara pelanggan dan supplier yang menyetujui kuantitas dan harga produk atau layanan. Ini adalah dokumen legal yang dirancang oleh pelanggan untuk diterima atau ditolak oleh supplier.
Purchase Order merupakan dokumen penting dalam pengadaan atau proses pembelian. Sebuah usaha kecil dapat mengirimkan permintaan penawaran dari satu atau lebih supplier, yang kemudian dapat membuat Purchase Order dari penawaran itu. Umumnya dalam proses transaksi ini menjadi cara untuk menegosiasikan kontrak atau harga.
Mengapa Menggunakan Purchase Order?
Purchase Order memungkinkan pembeli untuk mencatat produk dan harga yang sudah disepakati, dan bagi supplier sebagai penjualan dokumen ini dapat digunakan untuk memastikan akurasi produk dan layanan. Dari dokumen Purchase Order ini juga pada masa depan dapat digunakan untuk melacak supplier apa yang menyediakan produk atau layanan mana berdasarkan purchase history atau riwayat pembelian.
Pencocokan faktur/ Purchase Invoice dan Purchase Order memberikan kepercayaan kepada bagian purchasing dan divisi keuangan selama proses pembelian, dan pembayaran faktur. Menyediakan Purchase Order juga menunjukkan manajemen keuangan yang efisien. Ini memungkinkan bisnis Anda melacak pembayaran dan pesanan masuk, mengurangi kemungkinan pesanan ganda, dan dapat membantu dalam penganggaran.
Jenis Purchase Order
Meskipun prinsip dasar Purchase Order adalah sama dalam situasi apa pun, ada beberapa jenis yang berbeda. Mereka termasuk:
- Blanket Purchase Order. Ini digunakan ketika pengadaan dari supplier diperlukan dalam jangka waktu yang lama. Jika supplier mencari produk atau layanan dari waktu ke waktu, mungkin akan membantu untuk mengamankan harga tertentu. Jenis Purchase Order ini mengharuskan pelanggan untuk berkomitmen pada produk atau layanan dengan persyaratan yang ditetapkan. Ini memungkinkan pemesanan ulang tanpa memerlukan PO tambahan.
- Purchase Order sekali pakai. PO sekali pakai digunakan saat memesan sesuatu yang mungkin tidak Anda perlukan lagi. Ini juga dapat digunakan jika Anda selalu membutuhkan produk dan layanan dalam berbagai jenis atau jumlah.
- Purchase Order yang direncanakan. Purchase Order yang direncanakan mirip dengan sekali pakai, namun atas dasar forecast/ memprediksi kebutuhan masa depan. Jika perusahaan Anda membutuhkan produk atau layanan dan Anda ingin menyelesaikannya sekarang, Purchase Order terencana mungkin cocok.
Sistem ERP Turboly adalah software bisnis ritel online berbasis cloud yang memudahkan dalam segala proses operasional perusahaan ritel mulai dari sistem purchasing hingga penjualan retail & distributor. Dengan Turboly Cloud ERP, Bisnis dapat lebih mudah, cepat, dan aman.
Baca Juga : Mengenal Bagian Purchasing Dalam Perusahaan