Strategi Manajemen Hutang Usaha
Perusahaan harus mengambil pendekatan yang lebih strategis untuk manajemen hutang. Bagian Account Payable, bersama dengan bagian pembelian perlu berkolaborasi dan koordinasi bersama manajemen untuk membangun budaya belanja modal kerja di perusahaan.
Muara dari proses pembelian ini adalah faktur tagihan hutang. Apakah faktur diterima dan diproses tepat waktu? Hal inilah yang perlu mengadopsi strategi manajemen hutang usaha yang memprioritaskan pentingnya meningkatkan modal kerja melalui optimalisasi hutang.
Menerapkan Pengelolaan yang Kuat
Ini tidak hanya akan memperkuat kontrol internal tetapi juga mengurangi kesalahan manual di seluruh proses pengelolaan hutang usaha dan kontrak pembelian
Pengelolaan Hutang Usaha Dipusatkan
Dengan Sistem Akuntansi Online pemrosesan dan pelaporan hutang menjadi terpusat. Hal ini akan memudahkan untuk mengukur kinerja setiap staff terhadap target yang ditetapkan sehingga perusahaan dapat menyelesaikan lebih banyak tugas dalam waktu yang lebih singkat dengan menggunakan lebih sedikit sumber daya. Pendekatan inilah yang pada akhirnya mengurangi biaya.
Paperless
Pertimbangkan untuk mengotomatisasi manajemen hutang dengan data elektronik. Meskipun mungkin belum bisa diterapkan secara menyeluruh, perusahaan yang mempertimbangkan komunikasi elektronik dengan vendor menyederhanakan proses persetujuan mereka dan menciptakan pembayaran yang lebih tepat waktu. Ini memungkinkan memanfaatkan diskon dan potongan harga saat membayar lebih awal atau membayar tepat waktu.
Menggunakan sistem akuntansi online memastikan proses manajemen hutang usaha dapat berjalan sesuai tugas dan menghemat banyak waktu dalam prosesnya, termasuk:
- Persetujuan purchase request
- Secara otomatis menghasilkan purchase order
- Memvalidasi dan menerima faktur/ tagihan dari supplier
- Melacak penerimaan barang
- Membayar faktur pada tanggal jatuh tempo yang benar
- Untuk sistem akuntansi online bahkan dimungkinkan untuk memindai faktur secara elektronik, melacak tanda terima pengiriman, dan menyelesaikan selisih antara penerimaan dan faktur.
Beberapa supplier besar memiliki portal khusus yang bisa diakses oleh pelanggan hal ini memungkinkan pelanggan dan supplier sendiri dapat melacak apa yang sedang terjadi. Hal ini mencakup kegiatan seperti:
- Status pemesanan
- Potensi kekurangan produk
- Pembayaran diterima
- Pengiriman terjadwal
Menerapkan portal supplier mengurangi kesalahan manual sekaligus menciptakan kenyamanan bagi supplier. Ini juga membantu meningkatkan akurasi pesanan.
Alur Kerja Manajemen Hutang Usaha
Membuat alur kerja manajemen hutang usaha membantu mengidentifikasi masalah dengan cepat dan meningkatkan efisiensi proses hutang usaha. Ini membantu menyelesaikan kemacetan proses dan merampingkan segalanya untuk meningkatkan manajemen likuiditas secara efektif.
Dalam hal persetujuan pembelian, sangat penting bagi untuk selalu menentukan tingkat otoritas yang diperlukan untuk berbagai pembelian. Ini dapat berbeda berdasarkan harga atau kuantitas.
Baca Juga : Cara Menerapkan Manajemen Hutang Supplier