image

Strategi Manajemen Perubahan Melalui Implementasi ERP

Untuk mendukung pertumbuhan perusahaan, Implementasi Software ERP adalah suatu hal yang tidak dapat diabaikan, dan jika implementasi ini berhasil maka akan berdampak positif pada seluruh proses bisnis. Untuk membuat proses migrasi dan masa transisi ini berjalan sebaik mungkin, perlu perencanaan dan penerapan strategi manajemen perubahan pada 5 hal :

  • Mendorong keterlibatan seluruh bagian dalam perusahaan
  • Mengukur kesiapan manajemen dan staff untuk mengadopsi perubahan
  • Melacak dan mengukur perubahan melalui target yang sudah ditentukan
  • Mempersiapkan Pelatihan dengan Serius
  • Menentukan strategi komunikasi

Mendorong keterlibatan seluruh bagian dalam perusahaan

Seluruh bagian dalam perusahaan harus terlibat dan sepakat tentang prioritas implementasi software ERP, hal ini adalah fondasi penting untuk mencapai keberhasilan ERP. Tahap awal adalah mengidentifikasi siapa pengguna di setiap bagian perusahaan mulai dari pengguna level staff hingga manajemen untuk melakukan testing dan pengujian Software ERP baru. Keberhasilan manajemen perubahan yang dibawa melalui transformasi ERP adalah tanggung jawab setiap individu yang terlibat.

Mengukur kesiapan manajemen dan staff untuk mengadopsi perubahan

Sistem ERP memiliki dampak yang signifikan dalam transformasi perusahaan dengan cara yang disesuaikan untuk mendorong pertumbuhan. Untuk ini, perlu melihat lagi struktur organisasi perusahaan yang ada dan kemungkinan perubahan struktural, jika diperlukan, untuk memaksimalkan proses dan SOP yang baru ditentukan.

Kegiatan dan pekerjaan yang sebelumnya dilakukan secara independen oleh bagian yang berbeda sekarang dapat dipusatkan. Informasi yang dikumpulkan dapat dengan mudah diakses dan dibagikan, proses manual dapat dihilangkan dengan munculnya otomatisasi. Standarisasi proses yang dibawa oleh software ERP memberikan manfaat sumber daya yang efisien bagi perusahaan.

Dapat mengukur keberhasilan dalam empat kategori berbeda:

1. Penyederhanaan Proses Bisnis

Ketika sistem ERP diimplementasikan dengan tepat, artinya menyederhanakan proses operasional. Jadi, akan lebih baik jika mampu menganalisa apakah ada proses bisnis yang penting dan yang bisa disederhanakan tapi tetap selaras dengan tujuan utamanya.

2. Mengukur Waktu di Setiap Proses

Standarisasi proses adalah salah satu manfaat paling signifikan dari program ERP. Saat implementasi sistem, waktu yang dihabiskan dalam melakukan setiap proses harus dapat diidentifikasi, didefinisikan, dan dimodulasi untuk menghindari ketidakseimbangan.

3. Produktivitas karyawan

Solusi ERP akan mendigitalkan seluruh proses dari awal hingga akhir di seluruh bagian. Software ERP berbasis cloud mampu mengotomatisasi dan mempercepat operasi bisnis sehari-hari yang sebelumnya dilakukan oleh karyawan secara manual. Ini mengurangi keterlibatan karyawan dalam tugas yang berulang, dan mereka dapat memanfaatkan waktu mereka dalam melakukan apa yang lebih penting untuk pertumbuhan bisnis dan meningkatkan produktivitas mereka.

4. Efisiensi operasional

Solusi ERP berdampak dan menguntungkan semua fungsi bisnis. Ini membantu kolaborasi secara digital antar bagian untuk menghasilkan kualitas produk dan layanan yang lebih cepat dan lebih baik. Membangun proses standar dalam sistem ERP untuk meningkatkan layanan pelanggan dan kinerja perusahaan.

Mempersiapkan Pelatihan dengan Serius

Program pelatihan yang terjadwal dengan baik sangat penting bagi pengguna untuk memahami proses penerapan Software ERP. Sangat penting untuk mulai menyusun rencana pelatihan lebih awal untuk memastikan semua pengguna secara individu atau fungsi dilibatkan dalam inisiatif transformasi digital ini.

Pelatihan harus difokuskan pada fungsionalitas sistem dan individu yang menggunakannya. Jadi, perlu memasukkan proses dan peran baru untuk persiapan menghadapi perubahan. Umumnya dampak dari perubahan ini akan dirasakan pasca live system, maka dari itu penting untuk memastikan vendor ataupun rekanan penyedia Software ERP tetap memberikan layanan bantuan yang sifatnya lebih interaktif yang mudah diakses oleh pengguna saat mereka membutuhkannya.

Menentukan strategi komunikasi

1. Komunikasi Internal

Memiliki strategi komunikasi internal yang terencana dalam menyampaikan informasi adalah kuncinya. Garis besar dampak implementasi Software ERP pada setiap fungsi secara individual dan perusahaan secara keseluruhan. Semakin banyak informasi yang dimiliki oleh karyawan, semakin cepat mereka siap untuk menerima Software ERP baru.

2. Komunikasi eksternal

Kebutuhan akan komunikasi eksternal dengan pelanggan dan supplier sering diabaikan. Namun, mereka perlu diinformasikan tentang proses baru untuk melanjutkan kelancaran transaksi.

Memastikan dengan hati-hati dalam menyampaikan informasi secara rinci mengenai waktu, dan dampak potensial atas perubahan ini. Hal ini perlu disampaikan, untuk tetap dapat mengukur KPI bisnis perusahaan.

Dalam mempertimbangkan implementasi ERP, strategi manajemen perubahan yang efektif dapat membuat masa transisi menjadi mudah. Tetapi dibutuhkan banyak upaya untuk membuat rencana manajemen perubahan. Software ERP Turboly memiliki sumber daya yang diperlukan untuk membantu mengelola implementasi ERP tanpa kerumitan.

Baca Juga : Memaksimalkan Sistem ERP Melalui Strategi Manajemen

www.turboly.com