Fase kunci implementasi ERP
Saat perusahaan telah memutuskan untuk menggunakan sistem ERP baru untuk mengubah keseluruhan kegiatan operasi secara digital dan sudah memiliki rencana implementasi ERP, terkadang masih ada keraguan. Hal ini disebabkan karena implementasi ERP terkenal dengan biaya tinggi, rentan waktu yang panjang, dan resiko kegagalan. Namun dengan mempelajari fase dan siklus implementasi ERP dengan akurat dan mampu menerapkanya adalah hal terbaik yang dapat membantu meminimalkan risiko kegagalan implementasi ERP.
Apa itu implementasi ERP?
Implementasi ERP merupakan tahapan yang didalamnya memiliki perubahan sebuah proses bisnis, rangkaian software yang kompleks seperti sistem ERP bukanlah suatu aplikasi sederhana yang dapat kita download, install dan bisa digunakan. Software ERP memerlukan infrastruktur yang perlu direncanakan khususnya terkait hosting. Apakah itu cloud atau server lokal. Ini merupakan tugas Departemen IT melakukan review setiap opsi dan menyiapkan rencana terstruktur untuk menjalankan software ERP. Karena Sistem ERP memiliki kemampuan yang sangat luas, maka Sistem ERP sangat dapat dikonfigurasi sesuai dengan jenis industri dan karakteristik perusahaan. Maka dari itu, seringkali perusahaan membutuhkan vendor dan konsultan ERP untuk membantu dalam proses implementasinya.
Siklus implementasi ERP
Karena implementasi ERP mencakup begitu banyak hal, bagian - bagian ini dipecah menjadi beberapa fase implementasi ERP. Setiap divisi perusahaan, vendor ERP, dan tim manajemen project akan menjalankan implementasi ini secara berbeda sesuai divisi, tetapi ada beberapa fase implementasi ERP yang umum di seluruh industri.
Berikut beberapa langkah tentang penerapan implementasi ERP yang bisa anda terapkan :
Inisiasi Tahap implementasi ERP ini cukup jelas. Pada awal siklus implementasi ERP, fase inisiasi harus dilakukan.Tidak sedikit yang meremehkan pentingnya fase ini, namun nyatanya periode inisiasi sangat penting untuk keberhasilan implementasi ERP. Selama fase ini ekspektasi ditetapkan, ruang lingkup disampaikan, dan PIC Admin ditetapkan sebagai koordinator internal dan jembatan komunikasi dengan vendor penyedia layanan Sistem ERP.
Pengumpulan dan analisis kualifikasi Fase pengumpulan dan analisis kebutuhan adalah landasan penting lainnya. Tanpa proses analisa kebutuhan yang tepat dan proses bisnis yang ditentukan, konfigurasi sistem ERP hampir tidak mungkin untuk dilakukan. Selama fase siklus implementasi ERP ini, diskusi kebutuhan, tujuan dan ekspektasi harus dilakukan. Hasil dari pembahasan ini harus spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan dibatasi waktu, agar dapat dianalisis lebih lanjut oleh implementator. Dokumentasi analisis kebutuhan, analisis solusi dan masalah dilakukan untuk menentukan apakah sistem ERP dapat memenuhi persyaratan atau memerlukan penyesuaian Sistem ERP.
Penyesuaian dan Pelatihan Setelah semua masalah dan solusi disimpulkan. Biasanya vendor Sistem ERP akan melakukan sedikit penyesuaian dan rekomendasi proses bisnis yang baru. Setelah proses ini diuji coba dan dapat memenuhi kebutuhan, maka tahap selanjutnya adalah tahap pelatihan user/ pengguna. Dalam tahap pelatihan ini, akan dibagi sesuai dengan divisi yang akan menggunakan Sistem ERP. Inilah salah satu tahap penting dalam implementasi Sistem ERP, dari sini kita bisa menilai apakah implementasi ini dapat berhasil atau tidak.
Live System
Bisa dibilang fase yang paling ditunggu dalam implementasi ERP adalah fase go-live. Meskipun dibalik itu ada juga risiko mungkin tidak sesuai dalam rencana proyek implementasi ERP. Go live memerlukan lebih dari sekadar menggunakan sistem ERP baru, tetapi juga proses kerja yang baru dan perubahan mindset khususnya bagi pengguna Sistem ERP.
Dalam fase go live ini juga akan melibatkan banyak daftar tugas tambahan ketika migrasi data lama ke Sistem ERP baru. Hal ini harus dilakukan dengan teliti dan cermat, untuk menghindari data “sampah” sistem lama ke sistem ERP baru.
System Maintenance
Fase pasca implementasi ERP yang sangat penting adalah sistem maintenance. Selama periode ini, perusahaan akan meningkatkan pelatihan dan cakupan tim support untuk memastikan masalah di SIstem ERP baru segera diatasi. Ini membantu dalam adopsi pengguna dan membantu transisi dari sistem lama ke sistem ERP yang baru diimplementasikan tetap lancar.
Baca Juga : Human Error Salah Satu Faktor Kegagalan Implementasi Sistem ERP