Human Error Salah Satu Faktor Kegagalan Implementasi Sistem ERP
Ada banyak tips dan informasi tentang cara mengimplementasikan Sistem ERP dengan sukses, walaupun begitu masih banyak cerita mengenai kegagalan implementasi sistem ERP. Di sisi lain banyak perusahaan berhasil mengimplementasikan Sistem ERP dengan lancar. Hal ini jelas membuktikan bahwa hal implementasi dapat dilakukan selama memiliki perencanaan dan tingkat keterlibatan penuh stakeholder.
Bahasan kali ini, kami akan coba melihat kegagalan implementasi sistem ERP dari sudut yang berbeda. Dibandingkan dengan menyoroti apa yang perlu dilakukan untuk memastikan kesuksesan, kita akan lebih melihat hal-hal yang paling sering berkontribusi untuk kegagalan implementasi ERP dengan harapan hal ini bisa menjadi peringatan dini yang sudah disiapkan solusinya.
Keterlibatan Seluruh Stakeholder
Pada tahap awal implementasi ERP, seringkali para middle manager ingin terlibat secara langsung dan mereka sudah menentukan persyaratan dan kebutuhan di divisi mereka sendiri tanpa peduli dengan divisi lain (baca : egois). Dalam implementasi ERP semua stakeholder mulai dari manajemen atas hingga ke level staff harus terlibat. Permasalahan harus dipetakan mulai dari level terendah karena merekalah pengguna sistem ERP sebenarnya. Masukan masukan dari level ini sangat penting karena terkait pekerjaan rutin yang mereka lakukan, baru setelah itu naik ke level manajemen menengah hingga ke level yang paling atas yang biasanya lebih membutuhkan laporan dan informasi untuk dianalisa.
Jika semua kebutuhan telah dipetakan, baru tim implementasi Sistem ERP bisa merancang dan memberikan rekomendasi SOP. Walaupun mungkin pasti tidak 100% semua kebutuhan dapat diserap, namun minimal tim implementasi bisa mengakomodir dan memberikan solusi untuk kendala-kendala kritikal dalam perusahaan.
Resistensi internal
Faktor lain pendukung kegagalan implementasi Sistem ERP adalah dari keengganan untuk berubah, dan itu biasanya merupakan perlawanan yang disengaja dan aktif dilakukan oleh staff level terendah karena merasa pekerjaannya bertambah/ merubah proses kerja mereka yang sudah nyaman namun tidak efektif. Hal ini merupakan respons manusia yang sangat alami dan dapat dimengerti terhadap perubahan. Meskipun sistem lama atau cara kerja lama sudah tidak berjalan efektif mereka akan tidak peduli.
Tidak memiliki PIC User Admin
Dalam implementasi sistem ERP masalah minor yang harus bisa diatasi dari level administrator, perusahaan harus menunjuk staff sebagai perwakilan support. Sayangnya, jika hal ini tidak dilakukan atau penunjukan asal-asalan malah user administrator inilah biang kegagalan. Salah satu solusi yang mungkin dilakukan adalah, penunjukan user administrator ini wajib dilakukan sebelum implementasi dimulai, sehingga tahap komunikasi awal dan pelatihan lebih dapat dikhususkan kepada mereka sehingga mereka mampu mengatasi masalah-masalah minor yang terjadi saat implementasi ataupun post implementasi.
Baca Juga : Strategi Manajemen Perubahan Melalui Implementasi ERP