Pentingnya Kontrol Inventory Suku Cadang di Bengkel Otomotif
Menetapkan kontrol dalam proses bengkel otomotif dapat menjadi faktor penting dalam kesuksesan bisnis. Bisnis apa pun memiliki potensi kerugian yang akan terjadi jika ada lengah dalam praktik yang mungkin dianggap sudah mapan dan berulang. Fungsi kontrol sebagai bagian penting dari proses bisnis akan berdampak signifikan untuk menghindari masalah semacam ini. Berikut adalah contoh kontrol area krusial yang dapat diterapkan :
Kontrol Stok Inventory
Bengkel yang memiliki stok inventory, ini bisa menjadi area timbulnya kerugian mudah terjadi. Jika stok suku cadang atau ban dalam jumlah besar namun lambat bergerak adalah area di mana penyusutan dan kerusakan dapat terjadi. Penyusutan tidak selalu disebabkan oleh pencurian. Terkadang kesalahan cara penyimpanan akan mengakibatkan bagian hilang atau salah tempat. Dengan demikian, langkah-langkah harus diambil untuk mengurangi kemungkinan terjadinya salah satu. Berikut adalah komponen pengendalian persediaan yang efektif:
- Kontrol Fisik untuk Inventory – Agar stok suku cadang dapat dikontrol, harus disimpan di lokasi yang aman dengan akses terbatas yang hanya dapat diakses oleh staff yang berwenang. Jika terlalu banyak orang memiliki akses stok penyimpanan masalah kemungkinan besar akan terjadi.
- Catatan Transaksi Persediaan – Untuk memiliki kontrol yang memadai pada persediaan – semua transaksi harus dicatat. Penerimaan ke stok, pengeluaran dari stok, pengembalian ke supplier dan transaksi penghitungan stok suku cadang adalah contoh transaksi yang harus dicatat dalam program bengkel mobil.
- Akuntabilitas – Kontrol stok suku cadang yang tepat membutuhkan akuntabilitas. Ketika seseorang memproses transaksi stok, itu harus dicatat. Tanggal dan waktu serta orang yang melakukan transaksi harus menjadi bagian dari catatan. Mereka lah yang bertanggung jawab atas stok.
- Stock Opname Berkala – Untuk mengaudit pengendalian inventory, stock opname secara berkala harus dilakukan. Selanjutnya, perubahan jumlah dan nilai saat stock opname harus dapat dilaporkan. Kerugian harus diselidiki untuk menentukan penyebabnya. Stock Opname dapat dilakukan sesuai jadwal.
Kontrol Penjualan dan Biaya Service
Kontrol pada suku cadang yang digunakan saat service order dapat sangat membantu mengurangi penyusutan. Transaksi terkait dengan inventory pembelian dan pengembalian serta service order harus dilacak dan dikendalikan dengan mencatatnya di program bengkel yang digunakan. Jangan pernah memproses inventory tanpa mencatat transaksi dan hal ini rentan akan terjadinya kerugian.
Berikut ini adalah area pelacakan dan kontrol yang tepat dapat mencegah kehilangan:
Penerimaan dan Pembayaran Invoice Supplier – Saat suku cadang dikirim, ada invoice yang terkait dengan pembelian. Memproses purchase invoice ini di program bengkel mobil akan membuat catatan pembelian. Jika dibeli untuk digunakan pada service order hubungkan ke pembelian ini dengan transaksi service ordernya. Hal ini mencegah suku cadang tersebut dihapus dari service order. Maka dengan ini akan memastikan bahwa pembelian suku cadang dapat diperhitungkan.
Memproses dan Melacak Return Pembelian – Saat suku cadang dikembalikan ke supplier, penting untuk dilacak melalui proses pengembalian supplier. Program Bengkel mobil yang digunakan harus dapat melacak bagian tersebut melalui proses :
1) Memproses Invoice yang di-return 2) Proses pengembalian fisik inventory. 3) Pencatatan Nota Kredit atas transaksi pengembalian
3 proses diatas akan memastikan bahwa suku cadang tidak hilang dalam proses pengembalian.
Catat semua pergerakan stok – Program bengkel mobil harus mencatat semua pergerakan stok inventory suku cadang. Mulai dari pembelian stok inventory hingga service order adalah transaksi penting untuk dicatat. Ini menciptakan catatan yang dapat dilacak siapa yang mengeluarkan bagian tersebut, tanggal dan waktu dikeluarkannya dan orang yang mengeluarkannya. Program bengkel harus mencegah suku cadang terhapus dari service order tanpa otorisasi. Ini akan berfungsi untuk memastikan suku cadang benar digunakan dan tidak dihapus dari pesanan perbaikan padahal seharusnya tidak.
Program bengkel Turboly menjadi solusi bisnis bengkel otomotif, manajemen persediaan, keuangan dan akuntansi cukup fleksibel yang dirancang khusus untuk industri kendaraan bermotor dan penjualan suku cadang untuk semua jenis bengkel otomotif.
Baca Juga : 3 Cara Follow Up Pelanggan Bengkel Otomotif