5 Tips Mengatur Gudang Suku Cadang
Tidak mengherankan jika memiliki gudang suku cadang dan aksesori kendaraan yang tersedia di bengkel mobil membuat layanan dan pekerjaan perbaikan menjadi lebih mudah dikelola dan tidak terlalu memakan waktu. Yang mungkin penting diperhatikan adalah cara mengelola dan perhatian yang diperlukan untuk menjaga stok yang baik dan teratur.
Berikut adalah 5 tips manajemen gudang untuk membantu Anda mengatur suku cadang dan mengoptimalkan penyimpanannya.
1. Perhatikan Inventory Dengan Detail
Memiliki pemahaman yang baik tentang tempat penyimpanan setiap barang dapat membantu menemukan barang yang tepat dan melakukannya dengan cepat. Ketika suku cadang mobil berada di tempat yang bukan tempatnya, sulit untuk menemukan tempat yang sesuai.
Berikut adalah beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk memastikan bahwa inventory tidak terlewatkan atau salah tempat:
- Cara terbaik untuk mengatur gudang suku cadang adalah dengan menghitung jumlah suku cadang, dengan suku cadang yang paling sering dibutuhkan berada di bagian depan.
- Biarkan karyawan Anda mengetahui inventory apa saja yang ada di gudang dengan membuatnya terlihat - secara fisik di ruangan dan secara virtual.
- Buat sistem untuk mengetahui di mana suku cadang itu berada - digantung di langit-langit, misalnya, atau diberi label dengan tanggal.
- Buatlah kalender untuk semua pesanan pembelian di masa mendatang dengan tanggal jatuh tempo dan daftar semua supplier yang dikenal dengan informasi kontak untuk menghindari kehabisan barang yang diperlukan.
- Jangan membuang suku cadang yang tidak terpakai - suku cadang tersebut mungkin tidak diperlukan saat ini, tetapi siapa yang tahu apa yang akan terjadi. Perlakukan inventory seperti sumber daya yang dapat digunakan untuk membantu kembali beroperasi ketika situasi (trend) berubah.
2. Siapkan Area Penyimpanan Terpusat
Mengumpulkan dan menyimpan suku cadang adalah pekerjaan yang besar, tetapi penting untuk membaginya menjadi tugas-tugas yang lebih kecil dan melakukannya selangkah demi selangkah.
Langkah 1. Audit penyimpanan saat ini dan seberapa sering suku cadang lama disimpan di sembarang tempat dan terlupakan.
Langkah 2. Jika perlu, cari tempat baru untuk menyimpannya, dan ukur berapa banyak rak dan tempat sampah yang dibutuhkan. Tempat ini bisa berupa garasi, gudang, ruang bawah tanah, atau sebuah ruangan di gedung bengkel mobil.
Langkah 3. Kumpulkan semua suku cadang yang dimiliki. Letakkan di rak dan pastikan menyisakan cukup ruang untuk produk baru. Sebaiknya menyimpan barang-barang fast moving di satu tempat, sehingga dapat dengan cepat menemukan dan mengaksesnya dengan mudah.
Langkah 4. Urutkan inventory berdasarkan fungsi dan produsen. Misalnya, pisahkan barang-barang untuk mesin, kaki-kaki, dan aksesoris.
Langkah 5. Alokasikan ruang untuk setiap fungsi. Mungkin ingin menentukan bagian untuk barang terberat atau barang teringan.
Langkah 6. Identifikasi suku cadang yang dimiliki dan apa yang bisa salah dengan suku cadang tersebut. Dengan cara ini, maka dapat menemukan alat yang tepat untuk memperbaiki masalah tersebut.
Langkah 7. Beri label pada barang dan tray/ wadah untuk memastikan tidak perlu mencari-cari di dalam kotak untuk suku cadang yang dibutuhkan. Untuk mempercepat prosesnya, gunakan pembuat label.
3. Gunakan Sistem Inventory Bengkel untuk Menyimpan Catatan Suku Cadang
Sangat penting untuk selalu memperbarui catatan inventory agar memiliki apa yang dibutuhkan saat dibutuhkan. Namun, mengelola operasional gudang secara manual hampir tidak mungkin dilakukan, jadi jangan buang waktu dan sumber daya yang berharga.
Untuk meningkatkan efisiensi karyawan dan menyederhanakan operasional gudang, pertimbangkan untuk menerapkan solusi software bengkel untuk menangani tugas-tugas yang berulang seperti pengiriman, transfer, dan penghapusan. Pastikan memiliki kontrol inventory yang tepat, teknologi dan sistem manajemen bengkel multi-lokasi untuk meningkatkan skala bisnis.
4. Simpanlah Suku Cadang Anda dengan Benar
Jika gudang berantakan, akan sulit bagi karyawan untuk bekerja secara efisien. Gudang yang berantakan dapat menyebabkan kebingungan dan kehabisan stok produk. Semakin berantakan gudang, semakin banyak waktu yang habiskan untuk membersihkannya dan mengatur infrastruktur, seperti rak dan peralatan. Penyimpanan persediaan suku cadang tidak pernah murah, jadi tindakan terbaik adalah dengan tidak menaruh terlalu banyak barang di sana sejak awal.
Mari kita lihat beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk menghindari kekacauan:
- Bersihkan tempat penyimpanan dan ganti label dan stiker secara teratur.
- Singkirkan semua barang yang sudah tidak digunakan lagi.
- Simpan segala sesuatunya sesuai dengan kategorinya masing-masing, seperti mur dan baut, katup, dan gasket.
- Lindungi suku cadang dengan menjaganya agar tetap teratur dan di tempat yang kering untuk mencegah korosi.
- Pastikan untuk tidak menyimpannya di tempat yang terkena sinar matahari.
5. Lakukan Stock Opname Rutin terhadap Stok Suku Cadang
Melakukan rekonsiliasi inventory secara teratur adalah cara terbaik untuk memastikan stok tidak berantakan dan tidak membuang-buang waktu dan tempat untuk menyimpan suku cadang yang tidak diperlukan. Mencatat semua yang dimiliki dan membuat daftar yang mengkoordinasikan nomor suku cadang, jumlah, dan lokasi setiap item untuk mengidentifikasi barang yang tersedia dalam stok. Setelah merekonsiliasi dan memperbarui data, dapat membuat keputusan yang lebih bijak tentang suku cadang mana yang harus disimpan dan mana yang harus dibuang atau apakah akan mengisi gudang dengan lebih banyak barang.
Software Bengkel modern seperti Turboly ERP memudahkan untuk menangkap, mengamankan, dan mengakses data kendaraan dan ketersediaan spare parts lengkap dengan detail service advisor dan mekanik yang terlibat dalam work order.
Baca Juga : 3 Type Work Order