Tips Membuat Surat Perintah Kerja di Bengkel
Ada beberapa cara untuk membuat perintah kerja atau Service Work Order (WO) di bengkel, antara lain bergantung pada SOP masing-masing bengkel dan kebutuhan pelanggan. Bagaimanapun proses yang berjalan saat pembuatan WO untuk memastikan bahwa pekerjaan pemeliharaan dan perbaikan akan dilakukan tepat waktu. Di bawah ini tercantum beberapa panduan umum untuk membantu Service Advisor membuat perintah kerja (WO) dengan lebih efisien:
Pahami pekerjaan yang akan dilakukan
Saat membuat Service Work Order seharusnya tidak hanya mengacu pada detail yang ditunjukkan dalam Service Order, melainkan mengacu pada hasil diagnosis yang lebih detail. Disinilah pentingnya seorang Service Advisor memiliki pemahaman menyeluruh tentang apa yang perlu dilakukan. Jika ragu atau jika informasi tertentu tampak kurang jelas, harus dikonfirmasikan dengan senior mekanik sejak awal untuk mencegah duplikasi pekerjaan.
Pertimbangkan sumber daya yang dibutuhkan
Setelah memiliki pemahaman yang jelas tentang pekerjaan yang diminta, pikirkan elemen-elemen yang diperlukan untuk melakukannya. Mengantisipasi peralatan mana yang akan digunakan, stok suku cadang yang akan digunakan, dan suku cadang yang perlu dibeli dapat membantu menghindari penundaan. Selain itu, sangat penting untuk melakukan assignment kepada mekanik yang akan melakukan perbaikan.
Buatlah dengan spesifik namun ringkas
Pada dasarnya, contoh format perintah kerja berisi deskripsi pekerjaan, penerima tugas, detail pemohon, perincian biaya, jadwal atau tenggat waktu, dan tanda tangan resmi. Kunci untuk menulis WO secara efisien adalah menyajikan semua informasi yang diperlukan dengan cara yang tidak rumit. Mencapai keseimbangan antara keringkasan dan kelengkapan dapat membantu meminimalkan risiko ketidaksesuaian selama penerapan perintah kerja.
Tetapkan perkiraan dan kerangka waktu yang realistis
Saat menguraikan biaya tenaga kerja, bahan, dan peralatan untuk pekerjaan apa pun, tentukan jumlah yang masuk akal. Meminta terlalu sedikit atau terlalu banyak pada akhirnya dapat menghambat pemrosesan perintah kerja. Selain alokasi anggaran, salah satu tantangan terbesar dalam manajemen perintah kerja adalah penjadwalan. Tingkat prioritas dan tanggal jatuh tempo harus dibuat sehubungan dengan ketersediaan teknisi, jadwal perawatan, dan tugas lain yang sedang berlangsung.
Gunakan Software Bengkel Mobil
Perintah kerja yang ditulis di atas kertas bisa jadi sulit diatur oleh manajemen karena cenderung mudah rusak dan salah tempat. Sebaliknya, gunakan Software Bengkel Mobil untuk membuat perintah kerja (WO) yang lebih modern sehingga memudahkan tim untuk membuat WO dari mana pun mereka berada. Tidak seperti perintah kerja manual dengan kertas, Software Bengkel Mobil akan hanya meminimalkan kesalahan input data tetapi juga menghemat waktu dan tenaga dalam pendelegasian dan otorisasi mekanik.
Program bengkel Turboly menjadi solusi bisnis bengkel otomotif, manajemen persediaan, keuangan dan akuntansi cukup fleksibel yang dirancang khusus untuk industri kendaraan bermotor dan penjualan suku cadang untuk semua jenis bengkel otomotif.
Baca Juga : 5 Alasan Mengapa Harus Membeli Franchise Bengkel