Cara Mengoptimalkan Proses Penerimaan Gudang
Gudang adalah jantung dari banyak bisnis. Tapi sementara menyimpan stok inventory mungkin tampak sesederhana barang masuk/barang keluar, mengoperasikan gudang jauh lebih kompleks. Apakah Anda tau? sebagian besar masalah gudang mulai dari penerimaan. Kesalahan kecil dalam proses penerimaan dapat menyebabkan masalah yang jauh lebih besar di kemudian hari
Untuk alasan ini dan banyak lagi, proses penerimaan gudang sangat penting untuk menjaga integritas sistem inventory, serta memastikan stok yang cukup untuk pelanggan. Gagal menerapkan proses penerimaan gudang yang benar dapat menyebabkan masalah dengan manajemen stok inventory, pengambilan, pengepakan, dan bahkan pengiriman.
Berikut ini adalah beberapa cara terbaik untuk mengoptimalkan proses penerimaan gudang. Ini berfungsi baik pada gudang milik sendiri ataupun gudang mitra dengan tim logistik pihak ketiga.
Gunakan Software Manajemen Inventory
Banyak Software manajemen yang ada saat ini untuk membantu menjalankan operasional bisnis. Dengan mengotomatiskan sistem manajemen inventory, akan dapat memperoleh informasi yang lebih dalam tentang data stok inventory secara realtime, memungkinkan tim memantau stok dan mengisolasi masalah. Begitu stok baru masuk, jumlah stok di sistem manajemen inventory akan bertambah dan begitu juga sebaliknya ketika stok keluar maka jumlahnya turun. Kemampuan untuk mengawasi stok inventory gudang secara virtual ini adalah solusi yang bagus untuk meningkatkan proses pengelolaan inventory, karena jumlah stok akan terupdate secara realtime yang akan memudahkan dalam strategi restock.
Analisis Data Stock Inventory
Proses penerimaan gudang yang baik akan mengurangi waktu dan biaya yang dihabiskan untuk pelacakan dan logistik. Ini menjadi lebih penting jika mengoperasikan beberapa gudang di lokasi yang berbeda. Dengan memanfaatkan Software Inventory Management maka dapat memantau aliran data distribusi dari semua lokasi gudang dalam satu platform melalui analitik. Sebagai contoh informasi yang dapat dipantau:
- Biaya rata-rata untuk menyimpan barang
- Jumlah total rak/palet/kontainer yang digunakan
- Tingkat stok di setiap gudang
Memiliki informasi semacam ini sejak awal proses penerimaan gudang meningkatkan efisiensi dan menurunkan biaya, yang tanpa disadari secara langsung hal ini akan menjadi keunggulan.
Konsisten Melaksanakan Inspeksi
Gagal bersiap, bersiaplah untuk gagal. Dengan melakukan pemeriksaan yang benar, maka dapat menghindari permasalahan dan tingkat return akibat barang rusak, hilang, atau tidak benar.
Inspeksi rutin harus menjadi bagian dari setiap proses penerimaan gudang yang berhasil. Pemeriksaan stok inventory berkala seperti jumlah unit dan kondisi barang yang diterima. Sekali lagi, menggunakan Software Inventory Management yang tepat dapat membantu inspeksi.
Periksa Ulang Dokumen Penerimaan
Mengabaikan pemeriksaan dokumen penerimaan bisa menjadi sebuah masalah mengingat dokumen penerimaan adalah sebagai bukti penerimaan yang sah.
Memeriksa ulang dokumen sangat penting dalam proses penerimaan gudang. Saat stok baru masuk, pastikan untuk memeriksa ulang apakah cocok dengan pesanan pembelian yang sesuai. Jika dimungkinkan lakukan double pengecekan.
Solusi terbaik untuk menghindari kesalahan dokumentasi adalah dengan menerapkan sistem inventory yang terintegrasi untuk semua dokumen penerimaan dan pengiriman. Lakukan pengelompokan secara berurutan sehingga staf dapat memeriksa stok dengan mudah dan memastikan semuanya benar.
Selalu memiliki dokumen yang terkini dan akurat memungkinkan kita memberikan jawaban yang lebih baik atas pertanyaan pelanggan dan menyelesaikan keluhan dengan lebih cepat.
Mengumpulkan dan Menganalisis Data Logistik
Mengoperasikan gudang yang efisien berarti mengumpulkan dan menganalisis data yang tepat. Hanya dengan begitu kita dapat yakin bahwa operasional sepenuhnya dioptimalkan dan akan menghindari kesalahan. Beberapa poin data utama untuk dilihat adalah:
- Proses Docking ke waktu stocking. Waktu yang dibutuhkan untuk stok baru diterima, diproses, dan disimpan.
- Laporan Penerimaan. Kesalahan paling sering terjadi pada tahap penerimaan gudang. Labeling, kesalahan pencatatan dan labelling dapat memunculkan kesalahan yang sebenarnya dapat diminimalkan.
- Masalah supplier. Kesalahan terkadang terjadi pada pengirim bahkan sebelum menerima stok inventory. Periksa dokumen untuk jumlah, produk, atau kesalahan dokumen yang salah.
Dengan memperhatikan poin data di atas, proses penerimaan gudang akan berjalan lebih efisien dengan potensi kesalahan yang lebih kecil.
Pelatihan Staff
Dengan semua prosedur yang benar dan teknologi yang tersedia, maka operasional gudang dapat dinyatakan siap untuk bekerja pada tingkat optimal, tetapi apakah staf siap untuk bekerja?
Pada akhirnya, sebuah gudang dijalankan oleh orang-orang yang bekerja disana. Maka, staf perlu mengetahui proses dan SOP secara detail untuk memastikan kelancaran operasi. Lakukan pelatihan staf ke tingkat yang memadai dan pastikan mereka mengetahui proses luar dalam.
Jika proses penerimaan Anda dioptimalkan dengan baik dan bebas dari kesalahan, proses rantai pasokan akan berjalan dengan lancar. Yang mengkhawatirkan, masih banyak gudang yang masih beroperasi tanpa software inventory management. Ini tidak salah namun memiliki resiko kesalahan dan memakan waktu terlalu lama.
Turboly Cloud ERP hadir bagi perusahaan yang sedang berkembang yang memiliki kesulitan dalam menemukan sistem bisnis yang tepat, yang terjangkau, handal, dapat diperluas dan kelas dunia.
Baca Juga : Apa itu Inventory Replenishment & Mengapa Penting?