6 Langkah Dalam Rencana Migrasi Software ERP
Langkah-langkah berikut merupakan bagian penting dari migrasi Sistem ERP. Langkah-langkah ini saling terkait dan merupakan bagian yang paling krusial saat melakukan migrasi Sistem ERP yang menentukan kesuksesan migrasi.
1. Dukungan Semua Pihak
Saat migrasi Sistem ERP diperlukan dukungan semua pihak mulai dari manajemen, user hingga infrastruktur. Tanpa adanya dukungan dari mereka , migrasi Sistem ERP akan menjadi proses yang berat dan memiliki resiko kegagalan yang tinggi. Seluruh pihak harus satu visi dan tujuan dalam mendukung suksesnya migrasi Sistem ERP atau paling tidak jangan menghambat.
2. Tentukan Prioritas
Tujuan besar migrasi Sistem ERP sudah pasti menciptakan proses kerja yang efektif untuk mendukung kesuksesan perusahaan. Tapi wajib diperlukan tujuan yang lebih spesifik yang menjadi prioritas. Temukan kebutuhan yang lebih spesifik yang baik untuk dimiliki agar dapat mendukung kesuksesan dan mengurangi celah fraud. Setiap orang dalam perusahaan perlu tahu dan memahaminya. Agar pada berakhirnya migrasi Sistem ERP, semua orang sadar bahwa inilah yang dibutuhkan.
3. Testing, Testing dan Terus Testing
Dalam penerapan Sistem ERP baru tentunya akan ada fitur baru pula yang pasti lebih baik untuk mendukung proses di perusahaan. Dengan adanya fitur baru tersebut diperlukan testing yang dilakukan oleh user di setiap bagian. Coba fiturnya temukan hasilnya, apakah sudah sesuai dengan harapan? Jika perlu lakukan beberapa perubahan konfigurasi hingga menemukan mana yang sesuai dengan proses di perusahaan kita. Jangan lakukan testing hanya sekali, coba lagi dan lagi gunakan banyak skenario kasus yang terjadi.
4. Impor Data
Ada beberapa jenis data statis seperti produk, supplier, pelanggan dan chart of account (COA). Ada data dinamis seperti catatan transaksi yang diperbarui terus menerus. Seringkali ada data yang harus dimuat secara berurutan karena beberapa bidang bergantung pada bidang lain. Beberapa data dari Sistem ERP lama tersebut biasanya tidak memiliki format yang sama dengan Sistem ERP baru, maka diperlukan sejumlah penyesuaian. Siapkan data-data statis mana yang bisa diimport, sesuaikan formatnya dengan format yang diterima oleh Sistem ERP baru, lakukan testing. Beberapa Sistem ERP menerapkan pembatasan jumlah data dalam 1 file import, artinya data dari Sistem ERP lama harus dipecahkan menjadi beberapa file. Saat go-live, kita hanya memiliki waktu singkat untuk menyiapkan data di Sistem baru.
5. Bersihkan Data
Telusuri data di Sistem ERP lama, buang data yang tidak perlu agar tidak menjadi “sampah” di Sistem ERP baru. Beberapa mungkin berhubungan dengan proses bisnis yang tidak lagi digunakan. Beberapa hanya “sampah” seperti produk lama yang sudah tidak diproduksi lagi oleh pabriknya, data customer yang sudah lama “pasif” atau profile customer yang double. Bersihkan data sehingga impor sebersih mungkin dan pastikan data yang benar-benar fresh dan update yang akan ada di Sistem ERP baru.
6. Training
Setiap penerapan Sistem ERP baru diperlukan pelatihan, pelatihan ini sudah termasuk jasa yang diberikan oleh penyedia jasa Sistem ERP yang dilakukan sebelum live system. Jangan abaikan fase ini, karena fase ini adalah yang paling menentukan berjalannya Sistem ERP baru kedepannya. Jangan ragu untuk menambah durasi training, jika ditemukan pemahaman yang belum seragam dari setiap user. Semakin lama dan berkualitas training yang dilakukan, maka 80% keberhasilan migrasi ERP sudah ditangan.
Baca Juga : SAATNYA BERALIH KE ERP SOFTWARE