Permasalahan dalam Stock Opname
Stock opname atas persediaan dilakukan untuk mengetahui jumlah persediaan di akhir periode akuntansi. Tujuannya adalah untuk mendapatkan nilai persediaan secara actual dalam necara & nilai HPP dalam laporan laba rugi . Stock opname juga merupakan bentuk dari upaya pengendalian terhadap persediaan pada perusahaan grosir.
Stock opname dilakukan dengan melakukan perhitungan fisik persediaan pada seluruh unit bisnis (gudang dan toko) yang ada di perusahaan. Tujuannya adalah untuk mengetahui kesesuaian persediaan fisik dengan data pembukuan maupun sistem inventory. Ketidaksesuaian keduanya, dapat berarti adanya kecurangan maupun kesalahan dalam pencatatan atau perhitungan.
Beberapa Masalah dalam Stock Opname Persediaan di perusahaan grosir disebabkan pada praktik stock opname di gudang atau toko banyak mengalami kendala. Baik dari segi waktu maupun kebijakan dalam pelaksanaannya. Berikut adalah beberapa kendalanya :
Konsistensi Satuan
Harus ada kebijakan mengenai penerapan satuan pada setiap unit barang. Hal ini dilakukan untuk menyeragamkan asumsi pelaksana stock opname. Karena mempengaruhi tingkat validalitas data hasil stock opname.
Pola penjualan grosir juga sering berbeda, ada yang dijual secara eceran di toko atau langsung partai besar di gudang. Misalkan pada produk Semen, produk ini dibeli dalam bentuk Sak, dengan berat 50 Kg, dan penjualan ritel menjual secara per 500 Gram. Semen ini juga dijual dalam bentuk Sak secara partai besar / grosir berdasarkan Sales Order pelanggan. Karena itu, harus ditentukan satuan penjualannya apa. Hal ini untuk mempermudah pencatatan dan perhitungan saat stock opname. Apabila satuan tiap produk ditentukan, maka pemahaman pelaksana stock opname mengenai pencatatan stock akan sama. Seperti contoh di atas, apabila satuan volume ditentukan dalam hitungan gram, maka tidak ada pelaksana stock opname yang menghitung stock berdasarkan satuan gram. Hal ini sangat mempengaruhi tingkat validalitas data hasil stock opname.
Sistem Belum Terintegrasi
Masih banyak perusahaan ritel ataupun grosir yang belum menggunakan Sistem ERP yang terintegrasi. Pencatatannya masih banyak yang menggunakan manual excel. Hal ini dapat memicu ketidaksesuaian data pembukuan dengan perhitungan obat secara fisik. Dalam ERP system yang terintegrasi, transaksi penjualan baik ritel ataupun grosir sudah langsung mengurangi stock persediaan. Tingkat keakuratan datanya juga tinggi. Dan proses perhitungan HPP dapat dilakukan dengan system secara otomatis. Satuan setiap produk dalam ERP system ini sudah diatur sejak pembelian pertama. Satuan volume penjualan dibuat menjadi satuan terkecil untuk mempermudah penginputan transaksi serta mempermudah perhitungan dalam sistem. Seperti contoh diatas, dalam sistem ERP sudah diatur untuk satuan pembelian obat tersebut dalam bentuk sak, dan satuan penyimpanan dan penjualannya gram. Dan sudah ada juga jumlah pembagi bagi setiap item. Misal 1 sak itu ada 50.000 gram, maka saat penginputan pembelian, stock semen langsung terkonversi sesuai jumlah pembeliannya berdasarkan satuan penjualan dan penyimpanannya. Sehingga tidak perlu melakukan penyesuaian secara manual saat pembelian, penjualan maupun perhitungan stock saat stock opname.
Banyak Lokasi dan Waktu Pelaksanaan Stock Opname
Pada perusahaan ritel atau grosir, keberadaan persediaan dapat menyebar di berbagai lokasi. Perputaran dan pergerakan barang yang cepat juga menjadi faktor stock opname sulit dilakukan, terutama dalam penentuan waktu pelaksanaannya, karena terbatasnya SDM. Stock opname harus dilakukan dalam waktu yang sama. Tentukan waktu cut off transaksi persediaan
Penggabungan data
Data hasil stock opname dari masing-masing unit harus dikumpulkan, dijadikan satu dan direkap. Terkait dengan beberapa hal di atas, semuanya sangat mempengaruhi data akhir stock opname, dan dapat menimbulkan pengambilan keputusan yang salah.
Baca Juga : SOLUSI UNTUK MASALAH SELISIH PERSEDIAAN GUDANG