3 Praktek Terbaik Implementasi ERP
Setelah menentukan Sistem ERP tahap selanjutnya adalah implementasi. Tahap ini adalah tahapan paling krusial. Sistem ERP sebagus apapun akan tidak ada artinya jika gagal dalam tahap implementasi. Jangan sampai implementasi Sistem ERP, berikut adalah beberapa praktik terbaik tahapan implementasi Sistem ERP :
Perencanaan Matang
Mulai dengan fitur prioritas yang sudah ditetapkan saat awal pemilihan Sistem ERP, pastikan semua sudah bisa diterapkan selama implementasi sehingga tidak ada yang terlewat. Buatlah beberapa KPI atau indikator proses utama untuk implementasi dan komunikasikan indikator ini dengan user dan vendor. Semua harus benar-benar memahami workflow ERP yang dipilih. Pemahaman ini sangat penting, karena Sistem ERP tidak akan pernah bisa sama persis memenuhi 100% proses yang sudah dijalankan bertahun-tahun. Maka dari itu, sebuah perencanaan dan penentuan prioritas sangat penting untuk mendapatkan workflow yang efektif.
Adaptasi Perubahan
Resistensi terhadap perubahan adalah sifat dasar manusia, apalagi jika terkait perubahan kebiasaan. Hal ini dapat mengakibatkan implementasi Sistem ERP menjadi tidak mudah. Bersiaplah untuk membantu semua pengguna Anda beradaptasi dengan Sistem ERP. Kuncinya adalah komunikasi antara manajemen dan semua pengguna. Manajemen perusahaan perlu memberikan insight mengapa perusahaan membuat perubahan signifikan ini? Masalah atau kekhawatiran apa yang ingin Anda selesaikan? Manfaat lain apa yang diharapkan? Idealnya, harus ada manfaat bagi setiap pengguna tetapi perubahannya harus netral di kondisi terburuk. Tidak ada pengguna yang melihat masa depan sebagai suram. Susun rencana pelatihan yang menyediakan landasan bagi setiap pengguna dalam proses pekerjaan mereka, penyesuaian proses sebelumnya dan pembaruan proses di Sistem ERP baru. Salah satu kunci implementasi Sistem ERP yang sukses adalah pelatihan.
Migrasi Data
Sistem lama pasti menyimpan banyak data perusahaan selama bertahun-tahun. Pengguna terbiasa dengan data tersebut dan tahu bagaimana menemukan apa yang mereka butuhkan. Data tersebut membutuhkan ruang penyimpanan dan mungkin ada dalam berbagai format jadi inilah saatnya untuk membersihkan data historis dan memilih data apa yang akan dimasukan ke dalam Sistem ERP baru.
Ada data statis, seperti nama dan alamat pelanggan atau supplier. Selain itu, ada data transaksional yang dinamis seperti pengiriman pesanan ke pelanggan tersebut di masa lalu.
Dengan data statis, tidak perlu memasukan pelanggan yang sudah tidak produktif. Perlakukan mereka sebagai pelanggan baru jika mereka datang lagi di masa depan. Periksa semua catatan yang Anda rencanakan untuk di migrasi dan perbaiki kesalahan apa pun sekarang, begitu baik, data bersih mengisi Sistem ERP baru.
Bersihkan juga data dinamis jika ada masalah. Pilihan penting di sini adalah seberapa banyak data yang akan dimigrasi. Secara umum, tahun ini dan mungkin tahun sebelumnya sudah cukup. Jika ada kebutuhan untuk menggali lebih dalam ke data historis, pertahankan sistem lama bekerja dalam mode hanya-baca selama diperlukan.
3 poin diatas merupakan praktek kunci utama implementasi Sistem ERP. Diluar 3 hal tersebut perlu untuk dikembangkan agar Implementasi Sistem ERP berjalan dengan sukses.
Baca Juga : KEGAGALAN IMPLEMENTASI ERP : HUMAN ERROR