Ada 5 Aktivitas Dalam Piutang
Ada 5 aktivitas dalam piutang yang perlu diketahui :
1. Pemberian persetujuan awal kredit pelanggan
Diperlukan proses kebijakan yang jelas dan ringkas untuk menerbitkan kredit dan mendapatkan piutang secara tepat waktu. Untuk melakukan ini, perlu untuk menetapkan tanggung jawab. Salah satu faktor keputusan ini adalah masukan dari bagian penjualan ketika menetapkan kebijakan untuk memastikan cerminan pasar. Misalnya, perlu memahami kapan untuk memberikan kredit, keadaan yang mungkin pantas dikesampingkan batas kredit dan situasi yang membenarkan penempatan deposit pelanggan. Setelah kebijakan tersebut ditetapkan, namun, bagian keuangan harus disiplin dan bagian penjualan tidak boleh diberi wewenang untuk mengeluarkan kredit atau mengubah persyaratan tanpa persetujuan sebelumnya. Tujuannya bukan untuk mengganggu proses penjualan, tetapi untuk mengakui tidak semua pelanggan adalah pelanggan yang baik. Tentukan kapan harus menilai batas kredit. Jika pelanggan baru membeli item volume rendah dalam jangka pendek, kartu skor internal yang sederhana mungkin cukup untuk menilai kelayakan kredit mereka. Sebaliknya, jika pelanggan baru adalah tertarik untuk membeli volume besar secara teratur, Anda mungkin memerlukan proses yang lebih ketat, seperti full pemeriksaan latar belakang dan riwayat kredit mereka di supplier lain. Berkomitmen untuk menyetujui atau menolak aplikasi pemberian kredit dalam jangka waktu tertentu. Seringkali, perusahaan kekurangan kebijakan sekitar berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memberikan respon persetujuan kredit. Jika kebijakan ini diabaikan bisa mengakibatkan hilangnya penjualan dan membuat hubungan menjadi tegang antara bagian penjualan dan bagian keuangan. Selain itu perlu juga secara teratur meninjau proses persetujuan kredit. Saat pelanggan dan industri berubah, profil risiko berubah demikian juga. Jika pelanggan berada dalam industri dengan pertumbuhan tinggi, atau satu berjuang melawan kondisi ekonomi, mungkin ingin mengubah persyaratan kredit mereka. Itu berarti akan membutuhkan untuk meninjau proses persetujuan kredit secara teratur.
2. Master Data pelanggan
Setelah Anda menetapkan batas kredit, syarat pembayaran, diskon, tarif pajak dan kebijakan pengembalian, dan lainnya yang relevan istilah (yaitu alamat pengiriman, alamat email, dll.) untuk spesifik pelanggan, istilah tersebut harus secara akurat tercermin dalam sistem penagihan dan pembayaran. Master Data pelanggan harus menunjukkan apa yang boleh dibeli oleh pelanggan, penentuan credit limit, syarat pembayaran, apakah itu dapatkan diskon berdasarkan volume, dan lainnya istilah yang relevan. Membuat master data pelanggan lebih dari sekedar entry data tapi manfaatnya bisa menjangkau semua bagian terkait salah satunya keuangan. Master data pelanggan juga diperbarui jika perubahan profil kredit pelanggan. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari data diperlukan untuk memusatkan proses pembuatan Master Data dan mengidentifikasi siapa pada akhirnya harus mengelola data pelanggan. Melakukan audit reguler terhadap data master untuk mengidentifikasi pelanggan dengan batas kredit abnormal, syarat pembayaran, dan/atau tarif diskon. Dokumentasikan dan komunikasikan semua perubahan kepada pelanggan data. Perubahan harus disetujui oleh bagian keuangan dan bagian penjualan karena mereka dapat memiliki dampak yang signifikan pada perkiraan arus kas. Terapkan kontrol untuk memastikan akurasi dan izin data akses baca-saja ke staf untuk memastikan mereka tidak dapat menimpa data pelanggan tanpa sign-off yang tepat
3. Faktur/penagihan
Jangan membayangkan bahwa penagihannya cukup mudah, perusahaan sering berjuang untuk hal ini. Beberapa membuat kesalahan faktur yang konsisten mengenai satuan ukuran, harga, akun pelanggan atau master lain yang direfleksikan secara tidak akurat data. Beberapa gagal menghasilkan faktur secara tepat waktu atau sama tidak sekali. Terkadang, bagian keuangan harus buru-buru melakukan revisi karena ada tagihan di luar sistem. Dalam kasus lain, perusahaan bolak-balik antara faktur surat dan elektronik, mengakibatkan kebingungan. Kuncinya di sini adalah membuat penagihan proses yang memastikan faktur akurat dikirim tepat waktu.
Untuk melakukan ini, organisasi harus mempertimbangkan strategi berikut:
- Otomatisasi: dapat mengurangi waktu dan kesalahan manusia
- Pembuatan dan pelaporan faktur yang tepat waktu/efektif: dapat memastikan penagihan selesai tepat waktu dan laporan relevan dengan pengguna akhir
- Portal pelanggan: dapat mengurangi jam manual berurusan dengan aplikasi uang tunai, perselisihan, penagihan, dll.
Proses dan kontrol standar harus diterapkan di tempat dan dipantau untuk memastikan bahwa faktur bisa ditagih. Kegagalan untuk menerapkan kontrol yang kuat dapat mengakibatkan hilangnya pendapatan dan peningkatan penghapusan piutang. Kepatuhan perjanjian supplier, reguler audit juga direkomendasikan karena audit ini memberikan kunci data dan metrik mengenai kepatuhan perusahaan terhadap kesepakatan dan kesempatan untuk mengidentifikasi pelanggan.
4. Proses aplikasi tunai
Area lain yang menyebabkan masalah muncul ketika pelanggan membayar tagihan mereka. Saat pembayaran masuk, sangat penting untuk melakukannya diterapkan baik untuk pelanggan yang tepat dan spesifik faktur pelanggan yang berhubungan dengannya. Dan ini perlu dilakukan tepat waktu sehingga Anda selalu tahu yang mana akun yang up-to-date dan yang beredar. Jika tidak, tidak mungkin melacak pelanggan mana yang membayar faktur yang mana. Selalu melakukan tindak lanjut atas pembayaran yang terlambat. Untuk menghindari ini, perlu melakukan alokasi pembayaran Piutang ke faktur tertentu, bukan hanya mengkredit akun pelanggan. Terapkan pembayaran ke faktur yang sesuai, bukan hanya faktur tertua. Lakukan pembayaran piutang ke setiap akun pada hari pembayaran diterima, untuk menjaga akurasi sistem. Ini bisa jadi rumit jika perusahaan menerima banyak perbedaan bentuk pembayaran, seperti debit pra-otorisasi, cek, transfer dana elektronik. Dalam kasus ini, mungkin perlu untuk membuatkan Virtual Account untuk masing-masing akun pelanggan sehingga rekonsiliasi akun secara tepat waktu dengan cepat dan secara konsisten menindaklanjuti penerimaan kas/ bank yang tidak teridentifikasi.
5. Proses Penagihan
Tidak semua perusahaan mengambil pendekatan proaktif untuk memastikan piutang ditagih tepat waktu. Ini sering karena proses yang lemah. Misalnya, kurangnya pelaporan dapat mempersulit atau tidak mungkin untuk menentukan jumlah yang dapat ditagih dan yang mungkin dalam bahaya bawaan. Demikian pula, kegagalan untuk mematuhi syarat kredit atau kebijakan penagihan membuat lebih sulit untuk menentukan mana pembayaran terlambat dan yang tidak akan tertagih. Tentu saja, sebelum mereka dapat menindaklanjuti pembayaran yang terlambat, pastikan ada jaminan kapan pelunasan dilakukan oleh pelanggan. Cara lain untuk memaksimalkan penagihan piutang meliputi: Terlibat dalam upaya penagihan. Termasuk memperkuat keterampilan staf AR untuk menambah kemampuan mereka tentang cara penagihan dari piutang yang belum tertagih. Kemudian menegosiasikan pembayaran yang sesuai dengan perusahaan kebijakan penagihan dan memastikan setiap diskon yang ditawarkan menguntungkan perusahaan dan diimplementasikan secara akurat. Serta harus didukung dengan pelaporan yang akurat serta mendorong otomatisasi proses untuk menghindari kesalahan entri manual
Baca Juga : Audit Penjualan pada Industri Ritel