Apa Itu Alur Kerja Permintaan Pembelian?
Permintaan Pembelian (purchase request) adalah sistem perencanaan yang digunakan bagian pembelian perusahaan ritel untuk membeli barang atau jasa dengan memberikan detail informasi dari departemen atau bagian yang meminta untuk memesan barang/jasa, hingga menerima barang/jasa tersebut dari supplier.
Alur Kerja Permintaan Pembelian (PR) menetapkan proses pengadaan yang jelas dan membantu mendeteksi serta mencegah penipuan melalui penggunaan formulir permintaan pembelian. Dari perusahaan ke perusahaan, proses permintaan pembelian dapat berbeda, tetapi biasanya memiliki elemen utama yang sama dan berkisar pada dokumen permintaan pembelian.
Pencatatan
Permintaan pembelian adalah dokumen yang digunakan staff untuk memberi tahu manajemen perusahaan mereka bahwa mereka perlu memesan produk atau layanan atas nama perusahaan. Dokumen-dokumen ini adalah langkah pertama dalam proses pembelian, yang pada akhirnya berakhir pada pesanan pembelian (Purchase Order) jika bagian pembelian telah menyetujui pembelian.
Mereka menguraikan rincian seperti deskripsi produk, jumlah, nama supplier, harga, dan nama/bagian pemohon.
Review
Setelah selesai, permintaan pembelian dikirim ke manager atau kepala departemen lewat staff pembelian sebagai permintaan resmi tentang item yang dibutuhkan. Permintaan pembelian ditinjau untuk memastikan bahwa itu adalah produk benar sesuai anggaran, dan terdaftar untuk dibeli dari supplier yang disetujui. Sebagian besar perusahaan memerlukan lebih dari satu peninjau, terutama jika biaya produk/jasa sangat tinggi. Jika ada informasi yang hilang, tidak benar, atau tidak memadai, permintaan pembelian ditolak dan dikembalikan ke pemohon untuk diperbaiki.
Setujui / Tolak
Persetujuan permintaan pembelian dapat memakan waktu, yang pada akhirnya menyebabkan keterlambatan dalam mendapatkan barang/jasa yang dipesan yang dapat mengakibatkan terhambatnya pekerjaan, kekosongan stok untuk dijual/ produksi yang mungkin bisa merugikan perusahaan.
Tantangan Alur Kerja Permintaan Pembelian Manual
Saat menggunakan alur kerja permintaan pembelian manual, ada peluang yang tinggi terjadinya human error dan miskomunikasi karena melewati banyak tangan. Bisa juga kurangnya transparansi saat permintaan berlangsung melalui alur kerja.
Jika terjadi masalah atau penundaan, perusahaan dapat kesulitan melacak dimana kendala yang terjadi dan mendiagnosis solusinya. Karena sangat penting bagi perusahaan ritel untuk menjaga proses pembelian tetap berjalan, perusahaan yang cerdas beralih ke teknologi untuk menjadi lebih akurat, efisien, menghemat waktu dan uang.
Meskipun proses pembelian mungkin tampak begitu sederhana dan permintaan pembelian tampak seperti hanya sebuah dokumen, mereka sangat penting untuk efisiensi perusahaan. Jika Anda ingin menghemat waktu, sumber daya, dan uang untuk proses permintaan pembelian berbasis kertas, Turboly Cloud ERP menawarkan solusi online untuk proses permintaan pembelian yang lebih efektif.
Baca Juga : BAGAIMANA MENGEVALUASI SUPPLIER ANDA?