Apa itu Credit Note?
Nota kredit, juga dikenal sebagai nota kredit atau memo kredit, adalah dokumen hukum resmi, seperti faktur atau pesanan pembelian, yang diberikan supplier kepada pelanggan untuk memberitahu pelanggan bahwa kredit diterapkan akun mereka. Ini adalah cara untuk menindaklanjuti pengembalian dana penuh atau sebagian untuk faktur yang telah diterbitkan atau dibayar. Nota Kredit dapat diterbitkan kepada pelanggan jika memenuhi syarat berikut :
Pelanggan mengembalikan barang atau menolak layanan karena sejumlah alasan
- Ada kelebihan pembayaran pada faktur asli
- Ada kesalahan harga pada faktur asli
- Barang rusak dalam beberapa cara selama transit
Nota kredit harus diterbitkan ketika ada kebutuhan untuk membatalkan semua atau sebagian dari tagihan yang telah diterbitkan. Hal ini dilakukan untuk menjaga catatan akuntansi tetap lurus karena faktur tidak dapat dihapus atau diedit setelah diterbitkan. Catatan kredit memungkinkan Anda untuk menghapus jumlah faktur dari catatan keuangan Anda tanpa menghapus faktur itu sendiri.
Nota kredit juga dapat diterbitkan jika pelanggan melakukan perubahan pesanan setelah faktur diterbitkan. Terkadang, penjual mengeluarkan kredit kepada pembeli sebagai tindakan niat baik dalam situasi di mana perjanjian penjualan asli tidak memiliki kebijakan pengembalian dana yang eksplisit untuk barang yang dikembalikan. Ini memungkinkan pembeli untuk menukar barang yang dibeli dengan barang lain yang ditawarkan penjual.
Secara umum, Anda dapat menggunakan nota kredit dalam situasi apapun yang memerlukan faktur untuk diubah dan diterbitkan kembali. Catatan kredit sering dikaitkan dengan faktur. Namun, dimungkinkan untuk menerbitkannya secara terpisah, sehingga dapat digunakan untuk faktur lain di masa mendatang.
Nota kredit tidak harus sama dengan Nota debit. Nota debet adalah dokumen komersial formal yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual sebagai cara untuk meminta nota kredit.
Apa yang Harus Disertakan pada Nota Kredit?
Dalam hal ini supplier harus menyertakan produk, jumlah, dan harga produk atau layanan yang disepakati oleh kedua belah pihak. Catatan kredit biasanya merujuk pada faktur asli dan menyatakan alasan catatan kredit. Kredit dapat diberikan kepada pelanggan sebagai uang atau dapat diterapkan untuk pembelian di masa mendatang. Umumnya, vendor memilih untuk menerapkannya pada pembelian di masa mendatang daripada memberikan pengembalian uang tunai.
Untuk keperluan admin dan pencatatan untuk kedua belah pihak, sebaiknya sertakan juga hal-hal berikut:
- Tanggal dikeluarkannya nota kredit
- Nomor nota kredit (ini dapat ditautkan ke nomor faktur). Seperti nomor faktur, ini ditambahkan untuk memastikan kemudahan pencarian di sistem Anda.
- Nomor referensi pelanggan
- Syarat pembayaran
- Detail kontak (nama perusahaan, alamat penagihan/alamat pengiriman)
Namun, tidak semua perusahaan memberikan semua informasi ini pada catatan kredit mereka. Beberapa tidak menyertakan syarat pembayaran atau detail kontak. Jika faktur asli menyertakan PPN, Anda harus menerbitkan nota kredit PPN yang cocok, yang menyertakan detail faktur beserta jumlah sebelum PPN.
Pastikan untuk menyatakan dengan jelas di bagian atas bahwa dokumen tersebut adalah nota kredit, bukan faktur. Hal ini untuk menghindari potensi kesalahpahaman di pihak pelanggan. Menerbitkan nota kredit dalam waktu satu bulan dari kesepakatan antara pelanggan dan vendor untuk mengurangi jumlah faktur.
Baca Juga : APA TANTANGAN HUTANG YANG SAAT INI DIHADAPI BISNIS RITEL?