Bagaimana Mengelola Petty Cash di Toko Ritel
Menyediakan sedikit uang tunai di toko atau yang disebut petty cash atau kas kecil akan memudahkan manajer toko, staff, dan admin untuk mengelola pengeluaran kecil.
Tapi pertama-tama, apa sebenarnya kas kecil itu? Kas kecil adalah sejumlah kecil uang untuk pengeluaran operasional yang nilainya dibatasi dengan jumlah tertentu. Kebanyakan orang menggunakan kas kecil untuk hal-hal seperti membeli perlengkapan kantor, membayar ongkos kirim, dan sebagainya. Kas kecil adalah bentuk umum dari sistem imprest (yaitu sistem akuntansi keuangan), dan merupakan jumlah yang ditentukan sebelumnya yang dimasukkan ke dalam anggaran dan diisi kembali setelah jangka waktu tertentu atau ketika habis.
Meskipun kas kecil adalah jumlah uang yang relatif kecil, uang tersebut dapat dengan mudah dicuri atau disalahgunakan jika Anda tidak menanganinya dengan benar.
Jadi, apakah layak memiliki kas kecil? Atau lebih baik mencari metode lain?
Anjuran dan larangan dari kas kecil
Seperti disebutkan, kas kecil dapat membuat segala sesuatunya lebih mudah tetapi membawa risiko tertentu. Di sisi lain akan selalu ada risiko dengan kas kecil. Tetapi jika disiplin dalam mengikuti beberapa metode terbaik, Anda dapat mengurangi risiko yang menyertai kas kecil, dan melindungi staf di toko. Berikut adalah beberapa hal yang harus dan tidak boleh dilakukan untuk membantu menghilangkan resiko bawaan mengelola kas kecil
Lakukan: tentukan jumlah Rupiah yang masuk akal
Menetapkan saldo dolar awal untuk dana kas kecil. Ini harus cukup kecil sehingga karyawan tidak akan tergoda untuk menggunakan tanpa ijin (mencuri) tetapi cukup besar sehingga Anda tidak perlu mengisinya terlalu sering. Pilih jumlah yang menurut Anda akan menutupi biaya kantor kecil selama satu bulan atau lebih.
Lakukan: tentukan untuk apa uang itu digunakan
Dalam artikelnya untuk Institute of Internal Auditors, auditor bank Umair Danka mencatat bahwa ada risiko signifikan pengeluaran kas kecil untuk kegiatan non-bisnis. Untuk mengatasi hal ini, pastikan karyawan Anda memahami untuk apa kas kecil dapat dan tidak dapat dibelanjakan.
Kas kecil sering digunakan untuk kembalian pelanggan dan membayar pengeluaran kecil yang tidak menentu yang muncul. Pengeluaran ini bisa berupa hal-hal seperti perlengkapan kantor, perbaikan kecil, dan sebagainya.
Masukkan kebijakan kas kecil Anda secara tertulis dan tawarkan beberapa contoh pengeluaran yang sesuai. Misalnya, kas kecil dapat digunakan untuk membeli kertas, air minum di toko, atau perlengkapan kantor dasar lainnya. Anda juga dapat mengamanatkan bahwa semua transaksi kas kecil berada di bawah jumlah tertentu, misalnya Rp. 500.000
Lakukan: mengharuskan karyawan untuk memperhitungkan pengeluaran
Kas kecil biasanya bukan pengeluaran yang signifikan untuk bisnis Anda. Namun, kegagalan untuk meminta pertanggungjawaban karyawan atas kas kecil dapat mendorong pencurian atau penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak tepat.
Mengharuskan karyawan disiplin dalam pencatatan penggunaan kas kecil yang berjalan untuk setiap transaksi, termasuk penerimaan. Setiap entri dalam laporan kas kecil harus mencantumkan tanggal, jumlah, dan apa yang dibeli dengan kas kecil. Periksa kembali laporan kas kecil Anda sebelum mengisi kembali dana kas kecil.
Gunakan Sistem Akuntansi Toko agar dapat melacak siapa yang membelanjakan apa, kapan dibelanjakan, dan jumlah total pembelanjaan untuk bulan dan tahun hingga saat ini. Ini tidak hanya akan membantu Anda meminta pertanggungjawaban karyawan saat audit internal.
Jangan: berikan semua karyawan akses kas kecil
Jika setiap karyawan memiliki akses ke kas kecil, pencatatan yang buruk atau tidak ada biasanya terjadi. Sebaliknya, tunjuk satu karyawan untuk bertanggung jawab atas dana kas kecil. Orang itu, umumnya dikenal sebagai penjaga kas kecil atau kasir kecil, akan menentukan apakah suatu pengeluaran sesuai, membagikan uang tunai kepada karyawan yang membutuhkannya, dan memastikan catatan pengeluaran tetap mutakhir.
Jangan: mengisi dana kecil tanpa mengevaluasi pengeluaran
Jika Anda mendapati diri Anda secara teratur mengisi kembali dana kecil Anda, mungkin ada masalah yang lebih besar yang dihadapi. Setiap kali Anda mengisi kembali dana Anda, lihat log pengeluaran untuk melihat ke mana uang itu pergi. Jika ada transaksi ganjil atau jumlahnya tidak bertambah, Anda bisa jadi sedang melakukan pencurian. Dalam hal ini, Anda mungkin ingin mempertimbangkan untuk memasang kamera atau mengambil akses sampai Anda mengetahui siapa yang mencuri.
Jika semuanya bertambah dan Anda hanya menghabiskan kas kecil secara teratur, evaluasi pengeluaran Anda dan cari area untuk dipotong. Misalnya, jika Anda membeli banyak perlengkapan kantor minggu demi minggu, mungkin Anda harus mempertimbangkan untuk memesan persediaan dalam jumlah besar untuk mengurangi pengeluaran.
Baca Juga : APA TANTANGAN HUTANG YANG SAAT INI DIHADAPI BISNIS RITEL?