6 Alasan Mengapa ERP Penting
Sistem Enterprise Resource Planning (ERP) digunakan untuk mengelola sejumlah fungsi bisnis, fitur yang lengkap membuat Sistem ERP menjadi lebih unggul dibandingkan sistem pos ataupun sistem akuntansi. Berikut adalah delapan alasan mengapa pentingnya sistem Enterprise Resource Planning (ERP) harus dipertimbangkan oleh perusahaan :
1. Lebih Hemat
Meskipun banyak telah banyak opsi sistem ERP dengan penawaran harga fleksibel, biaya implementasi Sistem ERP masih merupakan investasi besar. Bagi banyak perusahaan, biaya yang besar dalam investasi dapat membuat program tersebut tampaknya akan membebani arus kas perusahaan. Meskipun begitu setelah perusahaan melakukan transisi seluruh proses bisnis menggunakan sistem ERP, manfaatnya jauh akan lebih mudah bagi perusahaan untuk melihat bagaimana ERP dapat memberikan efisien dan menghasilkan ROI yang sangat baik.
Sistem ERP menyatukan banyak sistem yang saat ini mungkin terfragmentasi di sebuah bisnis . Dengan sistem ERP proses bisnis mulai dari POS sampai pembayaran supplier, semuanya dapat diakses oleh staf hanya dengan satu sistem di berbagai lokasi kantor sehingga dapat mempermudah dan meningkatkan efisiensi kerja mereka.
Dengan sistem dan database terpusat, informasi yang dibutuhkan dapat diakses dengan lebih mudah, selain itu perusahaan juga akan menghemat keuangan dengan adanya sistem ERP. Sebelumnya mungkin perusahaan perlu menggunakan beberapa sistem dengan beberapa vendor karena proses bisnis menggunakan sistem berbeda, tetapi dengan Sistem ERP perusahaan hanya perlu menggunakan satu sistem, dengan begitu perusahaan tidak hanya menghemat uang tetapi juga meningkatkan efisiensi kerja.
2. Mendorong Kolaborasi Tim
Fitur dalam sistem ERP akan disediakan sesuai jenis industrinya, tetapi umumnya, semua sistem akan ERP meningkatkan kolaborasi dan kerjasama dalam beberapa cara. Seperti disebutkan sebelumnya, dengan database terpusat membuat sistem ERP unik. Dengan database ini, perusahaan memiliki satu sumber data yang benar dan valid sehingga memudahkan staf bekerja serta menghindari kesalahan akibat kesalahan data.
Dengan data dan informasi yang akurat dapat mengurangi kesalahan manusia dan menghindari loss sales, karena semua staff sebagai pengguna sistem ERP memiliki akses ke data yang mereka butuhkan. Semua data dikumpulkan, disimpan, dibagikan dan diakses dalam satu sistem, tidak ada keraguan tentang seberapa akurat, lengkap dan aman data serta informasi tersebut.
3. Analisis yang Lebih Baik
Dengan database dapat memberikan informasi yang akurat, itu dapat meningkatkan analisis dan pelaporan. Karena sistem ERP mencatat dan menyimpan semua input data transaksi, data itu bisa digunakan untuk membuat analisis bisnis yang sangat baik. Selama vendor sistem ERP menyediakan fungsionalitas yang kuat, sistem ERP akan memudahkan dan mempercepat staff untuk menghasilkan berbagai laporan. Laporan yang biasanya membutuhkan rentan waktu beberapa hari hanya untuk analisis, dengan sistem ERP kini hanya memerlukan waktu beberapa menit.
Sebagian besar sistem ERP menyediakan dasbor sehingga eksekutif dapat melihat laporan saat pertama kali masuk ke sistem. Laporan ini dapat mencakup semuanya, mulai dari laporan pendapatan dan pengeluaran hingga KPI. Dengan akses mudah ke laporan ini, staf dapat membuat keputusan dengan lebih cepat dan akurat. Untuk memastikan hanya staf yang relevan yang dapat melihat data perusahan, sistem ERP memiliki tingkat akses berbeda disetiap user.
4. Peningkatan Produktivitas
Dengan proses bisnis secara manual, pekerjaan yang rutin dilakukan berulang sulit dihindari. Misal seperti pembuatan laporan, memantau stok, pelacakan dan memproses pesanan secara historis cukup menyita waktu berjam-jam agar dapat diselesaikan oleh staf. Selain menyita waktu, proses ini juga menurunkan semangat kerja staf dan dapat meningkatkan human error. Setelah sekian jam memasukan data yang sama ke dalam bentuk yang berbeda, staf terbaik pun tidak akan luput dari kesalahan input data karena kecenderungan staf menjadi jenuh.
Jika perusahaan menggunakan sistem ERP, perusahaan dapat mengoptimasi pekerjaan yang rutin dan berulang. Basis data dalam sistem ERP memungkinkan untuk menghilangkan pekerjaan yang berlebihan seperti entri data yang sama ke dalam bentuk berbeda. Sistem ERP memungkinkan perhitungan lanjutan dengan cepat, ini memberikan staf untuk melakukan pekerjaan lain untuk meningkatkan ROI dalam hal tenaga kerja. Disini Sistem ERP meningkatkan produktivitas, efisiensi, dan profitabilitas perusahaan.
5. Mendapatkan Kepuasan Pelanggan
Mengelola pelanggan adalah hal yang penting. Di era digital, semakin orang banyak beralih ke internet untuk mempercayai ulasan online sama dari pendapat pelanggan sebelumnya lebih berdampak daripada sebelumnya.
Cara terbaik untuk meningkatkan kepuasan pelanggan adalah dengan menyediakan barang dan jasa yang berfokus pada pelanggan. Sistem ERP mendukung ini dalam beberapa cara berbeda. Pertama, sebagian besar Sistem ERP dilengkapi dengan fitur manajemen hubungan pelanggan (CRM) atau Sistem ERP dapat dengan mudah diintegrasikan dengan Sistem CRM lainnya. Dengan Sistem ERP dan CRM akan memiliki akses ke data di seluruh fungsi bisnis.
Sistem ERP dan CRM terintegrasi dapat menunjukkan informasi detail seperti riwayat pesanan dan informasi penagihan. Hal ini memungkinkan staff untuk mengetahui informasi pelanggan secara lebih spesifik untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang keinginan dan kebutuhan mereka. Visibilitas pelanggan yang meningkat membantu staff penjualan dan marketing merumuskan strategi penjualan lebih segmen yang spesifik untuk meningkatkan prospek penjualan.
6. Peningkatan Pemantauan Persediaan
Tantangan utama bagi perusahaan yang sedang berkembang adalah melacak dan memantau tingkat persediaan mereka yang terus berkembang. Sistem ERP menggunakan barcode dan nomor serial untuk mengawasi persediaan di setiap tahapan selama rantai distribusi. Fungsi ini membantu melacak pergerakan stok di gudang yang berbeda, barang mana yang sedang dalam pengiriman dan barang apa yang tersedia dan siap untuk dijual. Peningkatan visibilitas gudang sangat mengoptimalkan proses pengambilan, pengepakan, dan pengiriman, menghilangkan semua keraguan data..
Pemantauan persediaan juga didukung oleh pelaporan, karena teknologi pelacakan pergerakan persediaan memberikan data yang lebih akurat. Sistem ERP dapat dikonfigurasi khusus untuk melihat produk mana yang bergerak paling cepat (fast moving) dan menunjukkan permintaan yang lebih tinggi dan mana yang slow moving yang mengakibatkan meningkatnya biaya penyimpanan. Dengan akurasi data yang lebih besar diberikan oleh Sistem ERP, staff purchasing, logistik dan gudang dapat memperoleh data real-time tentang persediaan yang tersedia untuk membuat keputusan bisnis yang lebih akurat.
Intinya
Manfaat Sistem ERP jauh melebihi apa yang dibayarkan, waktu dan usaha yang terlibat dalam implementasi jika dapat memilih solusi yang tepat. Dengan penelitian yang cukup cermat dan pertimbangan yang matang, akan menemukan Solusi Sistem ERP yang memberikan semua manfaat yang tercantum di atas memberikan gambaran mengapa ERP penting bagi perusahaan.
Baca Juga : Fase kunci implementasi ERP