Yang Perlu Anda Ketahui Saat Mempersiapkan Go-Live Sistem ERP

Pastikan Hal Ini Sebelum Go-Live Sistem ERP

Anda sudah mempersiapkan implementasi sistem ERP baru di perusahaanmu selama berbulan-bulan. Semua modul telah disetup dan dikonfigurasi. Data sudah dimigrasikan dan diuji. Tim trainer technical support sudah melatih pengguna. Tapi kapan saat yang tepat untuk melakukan Go Live sistem ERP? Ini adalah momen penting yang menentukan kesuksesan proyek ERP. Jika dilakukan terlalu cepat, bisa jadi sistem dan pengguna belum siap dan akan menyebabkan kekacauan. Tapi jika terlalu lama, akan membuang waktu dan menambah biaya. Kuncinya adalah melakukan uji coba final untuk memastikan semua berjalan lancar sebelum benar-benar online. Dalam artikel ini, kami akan membahas beberapa tips untuk memastikan kesiapan Go Live Sistem ERP: mulai dari menguji semua skenario bisnis, melatih tim dukungan, hingga menyiapkan disaster recovery plan. Dengan persiapan matang, Go Live ERP bisa berjalan mulus dan mengubah cara kerja perusahaanmu.

ERP Sistem Apa Yang Tepat Untuk Bisnis Anda?

Memilih sistem ERP yang tepat untuk perusahaan Anda adalah keputusan penting yang dapat mempengaruhi kesuksesan implementasi dan manfaat jangka panjang. Beberapa faktor utama yang perlu dipertimbangkan:

Pertama, pertimbangkan kebutuhan bisnis Anda saat ini dan di masa depan. Apakah Anda membutuhkan fungsionalitas dasar untuk manajemen keuangan dan sumber daya manusia atau solusi lengkap untuk rantai pasokan dan manajemen hubungan pelanggan? Sistem yang terlalu sederhana tidak akan memenuhi kebutuhan pertumbuhan bisnis, sementara sistem yang terlalu rumit akan sulit dikelola dan tidak efisien.

Kedua, tentukan budget Anda. Harga sistem ERP dapat bervariasi ada yang berlangganan bulanan ada juga yang investasi pembelian. Biaya berlangganan bulanan mulai dari ratusan ribu perbulan hingga jutaan Rupiah per bulan sedangkan untuk investasi awal pembelian Sistem ERP bisa mencapai milyaran Rupiah masing-masing tergantung pada cakupan dan kompleksitasnya. Beberapa pilihan tersedia sebagai paket perangkat lunak atau berbasis cloud yang hemat biaya.

Ketiga, evaluasi kesesuaian dengan bisnis Anda. Beberapa sistem dirancang khusus untuk industri manufaktur, ritel atau jasa otomotif. Pilih sistem yang sesuai dengan proses bisnis unik, istilah, dan persyaratan pelaporan industri Anda.

Terakhir, pertimbangkan dukungan dan layanan. Pastikan penyedia sistem ERP menawarkan pelatihan, dokumentasi, dan dukungan teknis pasca live sistem yang memadai untuk memastikan implementasi dan penggunaan yang berhasil. Mereka juga harus bersedia bekerja sama dengan Anda untuk menyesuaikan sistem agar sesuai dengan kebutuhan unik bisnis Anda.

Dengan mempertimbangkan faktor-faktor ini, Anda akan lebih siap untuk memilih sistem ERP yang tepat untuk mendukung visi pertumbuhan bisnis Anda.

Baca Juga :4 Pertimbangan Memilih Sistem ERP Untuk Perusahaan Anda

Kapan Waktu Yang Tepat Untuk Mulai Menggunakan Sistem ERP?

Jadi, kapan saat yang tepat untuk mulai menggunakan sistem ERP di perusahaan Anda? Ini adalah pertanyaan penting yang perlu Anda pertimbangkan dengan hati-hati.

Pertama, pastikan semua data dan proses bisnis utama Anda sudah dimasukkan ke dalam sistem. Ini mencakup daftar pelanggan, produk, supplier, dan data keuangan. Semakin banyak data yang Anda masukkan sebelum Go Live, semakin sedikit kekacauan nantinya.

Kedua, pelajari sistem secara menyeluruh dan intensifkan pelatihan staf Anda. Setiap orang harus familier dengan fungsi modul dan alur kerja sistem ERP. Lakukan sesi pelatihan bersama di setiap department untuk memastikan semua orang siap.

Ketiga, lakukan pengujian dan simulasi.

Sebelum peluncuran penuh, lakukan uji coba sistem menggunakan data dan skenario bisnis yang realistis. Ini akan mengungkapkan kekurangan dan memastikan sistem siap digunakan. Lakukan lebih dari satu kali uji coba jika perlu.

Akhirnya, pastikan infrastruktur IT Anda siap. Koneksi internet jika menggunakan cloud ERP, Server, jaringan, dan hardware tambahan apa pun harus dikonfigurasi dengan benar dan diuji sebelum hari H.

Dengan mempersiapkan data, melatih staf, menguji sistem, dan memastikan infrastruktur siap, Anda akan mengurangi frustrasi dan memastikan transisi yang mulus ke sistem ERP baru. Saat semuanya siap, Anda akan yakin bahwa waktunya tepat untuk “Go Live”!

Persiapan Sebelum Go-Live: Migrasi Data Dan Persediaan Awal

Sebelum sistem ERP Anda siap digunakan, ada beberapa persiapan penting yang harus dilakukan terlebih dahulu. Proses migrasi data dan inventarisasi awal adalah dua hal kunci yang harus diperhatikan dengan seksama.

Migrasi Data

Migrasi data adalah proses memindahkan data dari sistem lama ke sistem ERP baru. Hal ini dilakukan agar data penting perusahaan tetap utuh dan dapat diakses melalui sistem ERP. Sebelum melakukan migrasi data, pastikan:

• Semua data yang akan dimigrasikan telah diidentifikasi dan diverifikasi.
• Data cadangan (backup) dari sistem lama telah dibuat sebagai pencegahan jika terjadi masalah.
• Tim IT dan pengguna sistem terlibat dalam proses migrasi data.
• Jadwal migrasi data yang realistis dan terperinci telah disusun.

Inventarisasi Data Awal

Lakukan inventarisasi stok, aset, dan sumber daya perusahaan sebelum menggunakan sistem ERP. Hal ini untuk memastikan bahwa semuanya tercatat dengan benar di dalam sistem baru. Beberapa hal yang perlu diinventarisasi antara lain:

• Stok bahan baku, barang jadi, dan persediaan.
• Aset Tetap tetap seperti mesin, kendaraan, peralatan, dan gedung.
• Sumber daya manusia seperti karyawan, departemen, dan jabatan.

Dengan melakukan migrasi data dan inventarisasi awal yang matang, sistem ERP Anda akan memiliki informasi yang akurat dan lengkap sejak hari pertama digunakan. Proses ini memang memerlukan waktu dan tenaga, namun akan sangat bermanfaat dalam jangka panjang. Pastikan semua persiapan telah rampung sebelum menjalankan sistem ERP secara penuh.

Pelatihan Pengguna Dan Pengujian Sistem Sebelum Go-Live

Sebelum meluncurkan sistem ERP Anda, pelatihan pengguna dan pengujian sistem sangat penting untuk kesuksesan. Ini memastikan bahwa sistem siap digunakan dan staf Anda siap menggunakannya.

Pelatihan Pengguna

Sebelum go-live, pelatihan pengguna harus diadakan untuk semua pengguna akhir. Ini harus mencakup:

• Pengenalan umum tentang sistem baru dan bagaimana ini akan digunakan dalam pekerjaan sehari-hari mereka.
• Sesi praktik di mana pengguna dapat berlatih menggunakan sistem dengan data latihan. Ini memungkinkan mereka untuk belajar melalui kesalahan tanpa dampak pada data aktual perusahaan.
• Dokumentasi pelatihan lengkap yang dapat digunakan sebagai referensi setelah pelatihan.
• Sesi tanya jawab di mana pengguna dapat mengajukan pertanyaan spesifik tentang bagaimana sistem akan digunakan untuk aktivitas dan proses bisnis mereka.

Pengujian Sistem

Pengujian sistem harus dilakukan dengan skenario penggunaan nyata dan volume data tinggi untuk memastikan sistem dapat menangani beban kerja harian dengan baik. Ini mencakup:

• Pengujian fungsionalitas kunci dan integrasi antar modul.
• Pengujian kinerja untuk memastikan sistem dapat menangani volume data dan pengguna yang diharapkan.
• Pengujian keamanan untuk mengidentifikasi kerentanan keamanan.
• Pengujian pengguna akhir di mana pengguna akhir yang terlatih dapat menguji sistem dengan skenario nyata.

Dengan pelatihan dan pengujian yang tepat sebelum go-live, Anda dapat memastikan bahwa sistem ERP Anda siap digunakan dan staf Anda siap untuk sukses menggunakannya sejak hari pertama. Ini adalah kunci untuk meluncurkan sistem bar

Melakukan Penutupan Bulanan Pertama Setelah Go-Live ERP

Setelah sistem ERP Anda berjalan, langkah penting pertama adalah melakukan penutupan bulanan pertama. Ini akan menguji apakah semua proses dan integrasi berjalan sesuai rencana. Berikut adalah beberapa hal penting yang perlu diperhatikan:

Pastikan semua data telah dimasukkan dengan benar

Sebelum penutupan bulanan pertama, verifikasi bahwa semua data historis dan transaksi saat ini telah dimasukkan ke dalam sistem ERP dengan benar dan akurat. Periksa item seperti saldo awal, informasi pelanggan dan pemasok, serta transaksi penjualan dan pembelian bulan ini.

Pelatihan pengguna

Pastikan semua pengguna sistem ERP telah menerima pelatihan yang memadai sebelum penutupan bulanan pertama. Penutupan bulanan pertama harus dilakukan oleh pengguna yang telah terlatih, bukan oleh konsultan atau tim implementasi Anda. Ini akan menguji seberapa baik pengetahuan dan keterampilan yang didapat dari pelatihan.

Dukungan konsultan

Meskipun penutupan bulanan pertama harus dilakukan oleh pengguna sistem ERP Anda sendiri, pastikan tim technical support traininer dari vendor tetap memberikan pendampingan untuk memberikan dukungan. Mereka dapat menjawab pertanyaan, membantu menyelesaikan masalah, dan memastikan semua langkah penutupan dilakukan dengan benar.

Tinjau kembali proses bisnis

Penutupan bulanan pertama adalah kesempatan bagus untuk meninjau ulang proses bisnis Anda dan memastikan semuanya sesuai dengan yang direncanakan dalam sistem ERP. Perbaiki proses apa pun yang diperlukan sebelum melakukan penutupan bulanan berikutnya.

Dengan memperhatikan hal-hal di atas, penutupan bulanan pertama ERP Anda akan berjalan dengan lancar. Meskipun mungkin ada beberapa tantangan kecil, fokus pada pelatihan pengguna

Sudah dipersiapkan dengan matang untuk Go Live ERP Anda? Jika Anda telah mempersiapkan semuanya dan tim technical support trainer siap untuk meluncurkan sistem, saatnya untuk memulai babak baru dengan Sistem ERP. Ingat, ini adalah perjalanan bukan tujuan. Meskipun Go Live adalah tonggak penting, ERP baru Anda akan terus berkembang dan berubah untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda. Tetap fokus pada kesuksesan jangka panjang. Lakukan audit pasca-implementasi untuk melihat apa yang dapat ditingkatkan. Terus latih pengguna akhir dan dukung mereka. Kumpulkan masukan dari pengguna dan pelanggan dan terapkan perubahan yang diperlukan. Jika Anda membutuhkan Software ERP untuk industry retail dan wholesale, Cloud ERP Turboly akan memberikan dukungan dengan persiapan yang tepat, dukungan yang kuat, dan komitmen untuk perbaikan berkelanjutan. Turboly merupakan Software ERP Indonesia akan memberdayakan setiap sumber daya perusahaan Anda untuk bertumbuh dan berkembang. Tinggalkan pesan disini untuk menjadwalkan demo.